Les équipes technique et de laboratoire dans l'éducation fonctionnent souvent sur une organisation en place depuis des années : un tableur pour les fournitures, une boîte mail à part pour les demandes de maintenance, et beaucoup de recoupements manuels entre les deux. Fixeets relie les deux dans Google Sheets, pour que l'administration suive consommables et réactifs de laboratoire par département, oriente les demandes vers la bonne personne, et coordonne les commandes fournisseurs sans courir après les mises à jour par e-mail. Stock et maintenance sont interconnectés et se mettent à jour automatiquement, et pour les établissements multi-campus le même système s'étend d'un site à l'autre sans imposer un nouveau logiciel à chaque département.
Votre équipe technique fait un travail essentiel.
Donnez-lui la visibilité nécessaire pour bien le faire.
Suivi des fournitures de laboratoire et des sites.
Suivez consommables, réactifs et fournitures pédagogiques par département. Sachez ce que chaque site possède et ce qu'il faut réapprovisionner sans tournées manuelles.
ConsommablesMulti-départementSans tournéesTraitement des demandes de maintenance.
Enregistrez les incidents, d'un équipement cassé à une panne CVC, et suivez-les jusqu'à leur résolution. Gardez l'équipe technique concentrée et évitez les oublis.
Suivi des demandesSuivi de résolutionCVC & réparationsCoordination fournisseurs.
Centralisez les contacts fournisseurs et les historiques de commande entre départements. Réduisez les échanges inutiles quand les achats concernent plusieurs équipes ou campus.
Contacts fournisseursHistoriques d'achatInter-départementsSuivi de la consommation.
Voyez ce qui a été consommé, quand et par quel département. Donnez à la finance des chiffres fiables plutôt que des estimations au moment de planifier les achats de l'année suivante.
Données de consommationPar départementPlanification des achats
La plupart des écoles ont un suivi des fournitures et un circuit de demandes de maintenance opérationnels en une journée. Connectez Google Workspace, importez les listes de fournitures par département dans le modèle généré, et donnez un accès en édition au personnel technique et aux responsables de département. Les demandes de maintenance commencent à être enregistrées et orientées immédiatement, et les données de consommation se constituent automatiquement à mesure que les départements mettent à jour leur propre stock. Pour les établissements multi-campus, la même structure s'étend à chaque site pendant que l'administration garde une vue consolidée.
FAQs
Comment les écoles suivent-elles les fournitures de labo et de classe sans système d'inventaire dédié ?
La plupart des écoles suivent déjà leurs fournitures dans un tableur, souvent par département, sans vue partagée sur l'ensemble du campus. Fixeets garde ce même fonctionnement sur tableur mais ajoute une visibilité partagée, pour que le personnel technique et les responsables de département voient les mêmes données au lieu de rapprocher des listes séparées en fin de trimestre.
Les demandes de maintenance de différents bâtiments peuvent-elles être suivies au même endroit ?
Oui. Chaque demande, quel que soit le bâtiment ou le campus, est enregistrée dans le même système avec un responsable désigné et un statut qui évolue jusqu'à la résolution. Cela remplace les fils d'e-mails et les formulaires papier par un enregistrement traçable par incident.
Fixeets convient-il à une seule école ou seulement aux grandes universités ?
Les deux. Une seule école peut mettre en place le suivi des fournitures et l'orientation des demandes en une journée, et une université multi-campus peut faire tourner la même structure sur ses sites, chaque campus gardant sa vue pendant que l'administration voit l'ensemble.
En quoi cela aide-t-il le reporting budgétaire de fin d'année ?
Comme chaque mouvement de fourniture est enregistré par département et par date, la finance travaille sur des données de consommation réelles plutôt que sur des estimations de fin d'année. Cela facilite la planification des achats de l'année suivante et repère les départements systématiquement au-dessus ou en dessous de leur allocation.
