Fixeets aide les équipes de bibliothèques à suivre fournitures de bureau, produits de nettoyage et matériel des locaux, à acheminer les demandes de maintenance des bâtiments et à coordonner les commandes fournisseurs entre sites. Enregistrez les pannes et affectez les interventions à la bonne personne. Conservez un registre de maintenance partagé pour que rien ne soit oublié ni dupliqué entre sites. Le tout dans Google Sheets au sein de Google Workspace.
Clarté opérationnelle sur chaque site et chaque étage.
Suivi des fournitures et du matériel.
Surveillez fournitures de bureau, consommables et matériel des locaux dans tous les sites de la bibliothèque. Sachez ce que chaque site a en stock et quand réapprovisionner sans tournée manuelle.
Demandes de maintenance des bâtiments.
Enregistrez et affectez les tâches de maintenance, du mobilier cassé aux problèmes de climatisation, à la bonne personne. Suivez chaque demande jusqu'à sa résolution et gardez un historique complet.
Coordination multi-sites.
Voyez l'état opérationnel de chaque site depuis une seule vue. Évitez les commandes en double et détectez les incidents ouverts entre sites avant qu'ils ne s'aggravent.
Registres fournisseurs et prestataires.
Centralisez les contacts fournisseurs, historiques d'achat et coordonnées des prestataires de service. Réduisez la charge administrative quand les achats couvrent plusieurs sites.
Les bibliothèques ont généralement le système opérationnel dès le premier jour d'utilisation. Connectez Google Workspace, chargez l'inventaire des fournitures par site et donnez accès aux responsables de chaque salle pour qu'ils enregistrent la consommation et demandent un réapprovisionnement directement. Les incidents de maintenance s'enregistrent et s'affectent dans le même système, sans rester perdus dans un e-mail. Le même modèle se duplique pour chaque nouveau site sans travail supplémentaire.
FAQs
Comment Fixeets évite-t-il que chaque site de bibliothèque garde son propre suivi isolé ?
Tous les sites partagent la même structure de feuille, donc la direction a une vue consolidée au lieu de devoir demander le chiffre à chaque responsable de salle séparément.
Comment se priorisent les demandes de maintenance quand il y a plusieurs bâtiments ?
Chaque incident est enregistré avec son emplacement et suivi jusqu'à sa résolution, donc l'équipe technique priorise selon l'urgence réelle plutôt que selon qui a appelé en premier.
Puis-je éviter les commandes en double entre des sites qui partagent un fournisseur ?
Oui. Les registres fournisseurs et d'achat sont centralisés dans le même système, donc deux sites ne finissent pas par commander le même matériel séparément sans le savoir.
Le personnel de bibliothèque a-t-il besoin d'une formation technique pour utiliser le système ?
Non. S'il sait utiliser un tableur basique, il peut enregistrer une consommation ou signaler un incident en quelques secondes, sans courbe d'apprentissage supplémentaire.
