Cómo hacer inventario sin parar la actividad de tu empresa

Funciona, pero cuesta un día completo de actividad y solo te da la respuesta una vez.

Una auditoría de inventario es el proceso de comprobar físicamente que las cantidades registradas coinciden con el stock que hay realmente. Sirve para detectar el desfase que se va acumulando entre lo que dice el sistema y lo que hay en el almacén, por errores de recuento, movimientos sin anotar, mermas, robos o simples errores al teclear.

Un inventario completo revisa todas las referencias a la vez. Un recuento cíclico revisa una parte de las referencias de forma rotativa, de modo que todo el inventario queda comprobado con el tiempo sin tener que parar nunca del todo.

Un recuento físico completo, en el que se revisan todas las referencias de una sola vez, interrumpe la actividad por definición. Los pedidos se paran. El equipo deja sus tareas habituales. En un almacén o una tienda, un día entero sin actividad es un coste real, no una simple molestia.

Además, el inventario completo tiene otro riesgo: contarlo todo a la vez y con prisa aumenta los errores de recuento. Un recuento hecho a toda velocidad para poder abrir al final del día no es necesariamente más exacto que un enfoque más pausado y por etapas.

El recuento cíclico reparte el inventario en recuentos más pequeños y regulares en lugar de un único gran evento. En vez de contar 2.000 referencias en un día, el equipo puede contar entre 50 y 100 referencias al día y recorrer todo el catálogo en unas semanas.

Tiene tres ventajas prácticas. No obliga a parar, porque un pequeño grupo de referencias se puede contar sin molestar al resto del almacén o de la tienda. Saca a la luz los desfases antes, porque los problemas se detectan en días en lugar de quedar ocultos durante un año. Y reparte el trabajo de forma regular en lugar de concentrarlo en un solo día complicado.

Qué contar primero

No todas las referencias necesitan contarse con la misma frecuencia. Aplicar el análisis ABC para priorizar los recuentos cíclicos hace el proceso más eficaz: cuenta más a menudo los artículos de clase A, los de más valor y más rotación, porque los errores ahí tienen más impacto económico y operativo. Los de clase B se pueden contar con menos frecuencia, y los de clase C, menos todavía.

Para ver en detalle cómo clasificar el stock así, el artículo sobre el análisis ABC del inventario explica cómo aplicarlo y qué decisiones debe guiar cada categoría.

Cuenta en los momentos tranquilos, no en las horas punta

Programa los recuentos en los momentos del día o de la semana con menos pedidos. Puede ser a primera hora, antes de que salga el primer envío, o un día concreto de la semana que suele tener menos movimiento.

Bloquea los movimientos de las referencias que se cuentan, no de todo el almacén

En lugar de parar toda la actividad, limita los movimientos solo en las referencias previstas para ese recuento. El resto sigue moviéndose con normalidad. Esa es la clave para que el recuento cíclico no moleste: el bloqueo es pequeño, no afecta a todo el almacén.

Corrige los desfases enseguida, no a final de mes

Cuando un recuento muestra una diferencia, investígala y corrígela el mismo día si es posible. Los desfases que se acumulan sin resolver durante semanas son más difíciles de rastrear, porque la historia de lo que le ha pasado a esa referencia mientras tanto es cada vez más larga.

Lleva un registro de qué se contó y cuándo

Un registro sencillo, con qué referencias se contaron, en qué fecha, quién lo hizo y qué diferencia se encontró (si la hubo), convierte los recuentos sueltos en un conjunto de datos. Con el tiempo muestra qué referencias o qué zonas del almacén tienen problemas de exactitud que se repiten, algo mucho más útil que tratar cada recuento como un hecho aislado.

Conocer las causas habituales ayuda a decidir dónde poner el esfuerzo de recuento y qué procesos corregir:

Movimientos sin anotar. Stock que se mueve, se vende o se traslada sin que se actualice el registro en ese mismo momento.

Errores al introducir datos. Una cantidad mal tecleada, o un movimiento aplicado a la referencia equivocada.

Mermas o roturas sin registrar. Stock dañado, caducado o perdido que nunca se da de baja formalmente.

Traspasos entre ubicaciones. Stock que se mueve físicamente de una ubicación a otra sin actualizar a la vez la de origen y la de destino, algo frecuente cuando no hay una visión conjunta de todas las ubicaciones.

El artículo sobre cómo gestionar el inventario en varias ubicaciones con Google Sheets explica cómo organizar el seguimiento para reducir esta fuente de diferencias en concreto.

Fixeets registra cada movimiento de stock a nivel de referencia, lo que da al recuento cíclico algo concreto con lo que cuadrar: el historial de movimientos de cada referencia, y no solo una cantidad actual sin ninguna explicación de cómo se ha llegado a ella.

Cuando un recuento encuentra una diferencia, tener un registro de movimientos con el que comparar permite ver más rápido si viene de un traspaso sin anotar, de un error al teclear o de otra cosa. La conciliación deja de ser una adivinanza y pasa a ser una búsqueda dirigida.

Para ver cómo el seguimiento de los movimientos de stock ayuda a este tipo de conciliación, visita la página de gestión de inventario de Fixeets.

Un recuento que se aleja del sistema es una causa silenciosa de roturas de stock: rotura de stock: causas y cómo evitarla repasa las demás. Para productos con caducidad, revisa también los lotes durante el recuento: el método FEFO explica qué lote debe salir primero.

• Una auditoría de inventario comprueba que las cantidades registradas coinciden con lo que hay realmente. El inventario con cierre total sale caro en tiempo de actividad perdido y, con la prisa, puede generar sus propios errores de recuento.
• El recuento cíclico reparte el inventario en recuentos pequeños y regulares, de modo que todo el catálogo se comprueba con el tiempo sin parar nunca del todo.
• Fija la frecuencia de los recuentos con el análisis ABC: cuenta más a menudo las referencias de más valor y más rotación.
• Contar sin interrumpir consiste en bloquear solo las referencias que se cuentan, contar en los momentos tranquilos y corregir las diferencias el mismo día en que aparecen.
• Las causas habituales de las diferencias son los movimientos sin anotar, los errores al teclear, las mermas sin registrar y los traspasos entre ubicaciones que solo se actualizan en un lado.
• Un registro de movimientos, y no solo una cantidad actual, convierte la conciliación de una diferencia en una búsqueda dirigida en lugar de una suposición.

¿Qué es una auditoría de inventario? Es el proceso de comprobar físicamente que las cantidades registradas coinciden con el stock real. Detecta los desfases provocados por errores de recuento, movimientos sin anotar, mermas, robos o errores al introducir datos.

¿Qué es el recuento cíclico? Es una forma de hacer inventario en la que se cuenta una parte de las referencias según un calendario rotativo, en lugar de contar todo el inventario de una vez. Con el tiempo se comprueba todo el catálogo sin tener que parar la actividad ni un solo día.

¿Cada cuánto conviene un inventario completo frente a los recuentos cíclicos? Muchas empresas pasan a hacer solo recuentos cíclicos y comprueban todo el catálogo de forma rotativa en lugar de hacer un inventario anual que lo paraliza todo. La frecuencia debe ser mayor en las referencias de más valor o más rotación y menor en las de poco valor y poca salida.

¿Cómo cuento el inventario sin parar la actividad? Bloquea los movimientos solo en las referencias previstas para ese recuento, no en todo el almacén. Programa los recuentos en los momentos con menos pedidos. Así el resto de la actividad sigue con normalidad mientras se cuenta.

¿Qué provoca las diferencias de inventario? Las causas habituales son los movimientos de stock sin anotar, los errores al introducir datos, las mermas o roturas sin registrar y los traspasos entre ubicaciones en los que se actualiza una ubicación pero no la otra.

¿Cómo decido qué referencias contar primero en un recuento cíclico? Aplica el análisis ABC para priorizar. Cuenta más a menudo las referencias de más valor y más rotación, porque las diferencias ahí tienen el mayor impacto económico y operativo. Las de menos valor y menos salida se pueden contar con menos frecuencia.

¿Qué hago cuando un recuento cíclico encuentra una diferencia? Investígala y corrígela lo más cerca posible del mismo día. Cuanto más tiempo pasa una diferencia sin resolver, más difícil es encontrar su causa real.

¿El recuento cíclico lleva más tiempo en total que un inventario completo? El tiempo total de recuento es parecido, pero el recuento cíclico lo reparte en muchas sesiones cortas en lugar de un solo gran evento que lo paraliza todo. Así se evita el coste de cerrar y los recuentos suelen ser más exactos, porque nadie cuenta con prisa.

¿Cómo ayuda Fixeets a hacer inventario? Fixeets registra cada movimiento de stock a nivel de referencia. Durante un recuento cíclico, ese historial te da algo concreto con lo que cuadrar una diferencia, en lugar de una simple cantidad actual sin rastro de cómo se ha llegado a ella.

¿Sirve el recuento cíclico para una pyme con poco personal? Sí. Para un equipo pequeño suele ser más práctico que un inventario completo, porque se puede hacer en pequeñas dosis junto al trabajo diario, sin reservar un bloque de tiempo para cerrar y contarlo todo a la vez.