FIFO y FEFO: qué es FEFO y qué lote sacar primero

FIFO (First In, First Out, primero en entrar, primero en salir) mira la fecha de recepción: lo que llegó primero sale primero. FEFO mira la fecha de caducidad impresa en el lote: lo que caduca primero sale primero. Para productos que no caducan, FIFO basta. Para los que sí caducan, la fecha límite es la que decide si el stock todavía se puede vender o usar, así que es la que hay que seguir.

Las dos reglas se separan cuando el orden de llegada y el orden de caducidad no coinciden. Pasa más de lo que parece: un distribuidor envía desde un palé más antiguo, un segundo proveedor trabaja con una vida útil más corta, o una devolución de cliente vuelve al stock con su fecha original.

Un ejemplo sencillo. El 2 de noviembre de 2026, un pequeño distribuidor de alimentación tiene en su almacén cuatro lotes de la misma bebida de avena, en briks de 1 L:

Con FIFO, el próximo pedido de 30 briks sale de L-2408, el primer lote recibido. Con FEFO, sale de L-2411, que llegó dos semanas después pero caduca cinco semanas antes. Si el equipo sigue tomando primero L-2408, L-2411 espera detrás, y parte de sus 36 briks puede llegar a su fecha antes de que nadie los toque.

Una aclaración de vocabulario. FIFO también es un método contable que fija el coste de lo que vendes, explicado en nuestro artículo FIFO vs LIFO. FEFO no es un método de valoración. Tiene que ver con el gesto físico en el almacén: qué caja va al carro.

FEFO vale la pena en cuanto un producto lleva una fecha que limita su uso. Los casos más habituales:

• Alimentación y bebidas: frescos y refrigerados, pero también productos secos, bebidas e ingredientes
• Farmacia y material sanitario: medicamentos, kits de prueba, consumibles estériles
• Cosmética e higiene: productos con fecha de caducidad o un plazo de uso tras la apertura
• Productos químicos y de laboratorio: reactivos, adhesivos, pinturas, selladores, productos de limpieza
• Repuestos con vida útil: pilas y baterías, juntas de goma, pegamentos, lubricantes

No todas las fechas dicen lo mismo. En alimentación, la fecha de caducidad (o de vencimiento, como se dice en buena parte de Latinoamérica) tiene que ver con la seguridad, mientras que la fecha de consumo preferente tiene que ver con la calidad. Las normas dependen del producto, del sector y del país, así que revisa las que se aplican al tuyo. En el almacén la lógica es la misma: la fecha que el equipo debe respetar es la que ordena la estantería.

FEFO importa menos cuando la vida útil es larga en comparación con la rotación. Si un producto se conserva dos años y la estantería se vacía cada mes, FIFO y FEFO elegirán casi siempre el mismo lote.

FEFO solo funciona si la fecha se conoce antes de que el preparador esté delante de la estantería. Hay que anotarla cuando llega la mercancía, no buscarla después en la caja.

Para cada línea de la entrega, anota:

• El artículo, con el nombre que tiene en tu lista de stock
• El número de lote impreso por el fabricante o el proveedor
• La fecha de caducidad de ese lote
• La cantidad recibida
• La ubicación, si tienes más de una

Dos entregas del mismo artículo con fechas distintas son dos lotes, aunque acaben en la misma estantería. Mantenlas en líneas separadas. Si una entrega trae varios lotes, divídela en varias líneas al recibirla. Lleva un minuto en el muelle y ahorra muchas suposiciones después.

El número de lote no sirve solo para FEFO. Si un proveedor retira un lote, es lo que permite saber si lo recibiste, cuánto queda y adónde fue el resto. Sin él, una retirada obliga a revisar cada caja a mano.

Con las fechas anotadas, la estantería tiene que hacer que el lote correcto sea el más fácil de coger.

• Pon delante la fecha más cercana, a mano, y las fechas más lejanas detrás o arriba. Cuando llega una entrega con una fecha más corta que lo que ya hay, va delante, no detrás.
• Haz visible la fecha sin abrir la caja. Una fecha escrita en grande con rotulador en el lateral basta.
• Escribe la regla en una frase, por ejemplo: «Toma siempre el lote con la fecha de caducidad más cercana. Si dos lotes tienen la misma fecha, toma el que llegó primero». La segunda parte es FIFO, usado para desempatar.
• Decide qué pasa cerca de la fecha. Un lote que entra en tu límite puede ir a una promoción, a uso interno o de vuelta al proveedor, según tu actividad. Decídelo una vez, no caso por caso delante de la estantería.
• Anota el lote en cada salida. Cuando cada línea de salida indica qué lote salió, el stock por lote sigue siendo correcto y la siguiente persona ve lo que queda de verdad en cada fecha.

Este último punto es donde fallan casi todas las hojas de cálculo. Las salidas se registran por artículo, no por lote: el total es correcto, pero nadie sabe qué fechas quedan en la estantería.

Incluso con una estantería bien organizada, algunos lotes se escapan: un mes flojo, un pedido cancelado, una caja empujada al fondo. Una revisión semanal corta los detecta mientras todavía hay tiempo de actuar.

Una vez por semana, lista todos los lotes que siguen en stock, ordenados por fecha de caducidad, con los días restantes. Después divídelos en tres grupos:

• Caducado: sácalo del stock vendible y registra la salida, para que el recuento siga cuadrando
• Caduca pronto: decide ahora, ya sea empujarlo en ventas, usarlo primero en producción, rebajarlo o pedir una devolución al proveedor
• El resto: nada que hacer esta semana

Mira el valor además de la cantidad. Diez briks de un producto barato y diez frascos de un reactivo caro no son el mismo problema.

El stock caducado que se tira también es stock que ya no tienes. Si seguía contando como disponible, el siguiente pedido puede quedarse corto. La revisión protege por los dos lados, menos mermas y menos sorpresas, y encaja con cómo fijas tus puntos de pedido, como se explica en rotura de stock: causas y cómo evitarla.

Se puede aplicar FEFO en una hoja de cálculo normal, con una fila por lote. Funciona mientras todo el mundo anote el lote en cada salida y alguien ordene la lista por fecha cada semana. Fixeets Inventory, nuestra aplicación de gestión de inventario para Google Sheets, guarda tu stock en tu propio archivo de Google Sheets y prepara la estructura por lote:

• Dos opciones, «Fechas de expiración» y «Números de lote», añaden una columna Fecha de expiración y una columna Número de lote a las hojas Entradas, Salidas y Stock. Las activa el propietario del archivo en Opciones.
• La hoja Stock pasa a desglosarse por lote: una línea por artículo, ubicación, número de lote y fecha, con la cantidad que queda en cada una.
• En cada salida, cuando un artículo está en stock con varias fechas o varios lotes, el formulario los muestra con la cantidad que queda en cada uno. La persona que prepara elige el lote, así que tomar la fecha más cercana sigue siendo su decisión. Fixeets muestra la información, no elige por ella.
• La pestaña Caducidad de Análisis agrupa los lotes por plazo: caducado, menos de 30 días, de 30 a 90 días, más de 90 días. Indica cuántos lotes y qué valor están en riesgo, y luego lista los lotes a vigilar, la fecha más cercana primero, con ubicación, número de lote, cantidad y días restantes. Es la revisión semanal, ya ordenada.
• La pestaña Trazabilidad de lote muestra, para cada lote, lo que se recibió, lo que salió y lo que queda, y señala los lotes cuyas cifras no cuadran. Abre un lote para ver cada una de sus entradas y salidas.

Estas dos opciones no están reservadas a un plan de pago. Lo que incluye cada plan está en la página de precios. Si todavía estás eligiendo un método para el resto de tu stock, nuestro repaso de los métodos de gestión de inventario compara FIFO, JIT y análisis ABC.

• FEFO: sale primero el lote con la fecha de caducidad más cercana, sea cual sea su fecha de llegada
• FIFO y FEFO suelen coincidir; FEFO manda cuando una entrega reciente tiene una fecha más corta
• Anota el número de lote y la fecha de caducidad al recibir, una línea por lote
• Pon delante la fecha más cercana y deja la regla de salida por escrito
• Anota el lote en cada salida, o el stock por lote se descuadra
• Una vez por semana, revisa lo que caduca pronto y decide qué hacer con ello