Metodo FEFO: quale lotto prelevare per primo (e il FIFO)

Il FIFO (First In, First Out, primo a entrare, primo a uscire) guarda la data di ricevimento: ciò che è arrivato per primo esce per primo. Il FEFO guarda la data di scadenza stampata sul lotto: ciò che scade per primo esce per primo. Per i prodotti che non scadono, il FIFO basta. Per quelli che scadono, è la data limite a decidere se lo stock si può ancora vendere o usare, quindi è quella da seguire.

Le due regole si separano quando l'ordine di arrivo e l'ordine di scadenza non coincidono. Succede più spesso di quanto si pensi: un grossista spedisce da un bancale più vecchio, un secondo fornitore ha una durata più breve, oppure un reso del cliente rientra in magazzino con la sua data originale.

Un esempio semplice. Il 2 novembre 2026, un piccolo distributore alimentare ha in magazzino quattro lotti della stessa bevanda all'avena, in brick da 1 L:

Con il FIFO, il prossimo ordine di 30 brick viene prelevato da L-2408, il primo lotto ricevuto. Con il FEFO, esce da L-2411, arrivato due settimane dopo ma in scadenza cinque settimane prima. Se la squadra continua a prendere L-2408 per primo, L-2411 aspetta dietro, e parte dei suoi 36 brick rischia di arrivare a scadenza prima che qualcuno li tocchi.

Una precisazione sui termini. Il FIFO è anche un metodo contabile che stabilisce il costo di ciò che vendi, spiegato nel nostro articolo FIFO vs LIFO. Il FEFO non è un metodo di valorizzazione. Riguarda il gesto fisico in magazzino: quale cartone finisce sul carrello.

Il FEFO vale lo sforzo appena un prodotto porta una data che ne limita l'uso. I casi più comuni:

• Alimentare e bevande: freschi e refrigerati, ma anche prodotti secchi, bevande e ingredienti
• Farmacia e forniture sanitarie: farmaci, kit di test, materiali sterili
• Cosmetica e cura della persona: prodotti con data di scadenza o un periodo di utilizzo dopo l'apertura
• Prodotti chimici e da laboratorio: reagenti, adesivi, vernici, sigillanti, detergenti
• Ricambi con durata limitata: pile e batterie, guarnizioni in gomma, colle, lubrificanti

Non tutte le date dicono la stessa cosa. Negli alimenti, «da consumarsi entro» riguarda la sicurezza, mentre «da consumarsi preferibilmente entro» riguarda la qualità. Le regole dipendono dal prodotto e dal settore, quindi verifica quelle che valgono per il tuo. In magazzino la logica non cambia: la data che la squadra deve rispettare è quella che ordina lo scaffale.

Il FEFO conta meno quando la durata è lunga rispetto alla rotazione. Se un prodotto si conserva due anni e lo scaffale si svuota ogni mese, FIFO e FEFO sceglieranno quasi sempre lo stesso lotto.

Il FEFO funziona solo se la data è nota prima che l'addetto sia davanti allo scaffale. Va quindi annotata all'arrivo della merce, non cercata dopo sul cartone.

Per ogni riga di consegna, annota:

• L'articolo, con il nome che ha nella tua lista di magazzino
• Il numero di lotto stampato dal produttore o dal fornitore
• La data di scadenza di quel lotto
• La quantità ricevuta
• L'ubicazione, se ne hai più di una

Due consegne dello stesso articolo con date diverse sono due lotti, anche se finiscono sullo stesso scaffale. Tienile su righe separate. Se una consegna contiene più lotti, dividila in più righe già al ricevimento. Ci vuole un minuto in banchina e si evitano molte supposizioni dopo.

Il numero di lotto non serve solo al FEFO. Se un fornitore richiama un lotto, è ciò che permette di sapere se lo hai ricevuto, quanto ne resta e dove è finito il resto. Senza, un richiamo significa controllare ogni cartone a mano.

Una volta registrate le date, lo scaffale deve rendere facile prendere il lotto giusto.

• Metti davanti la data più vicina, a portata di mano, e le date più lontane dietro o sopra. Quando arriva una consegna con una data più corta di quella già presente, va davanti, non dietro.
• Rendi leggibile la data senza aprire il cartone. Una data scritta in grande a pennarello sul lato basta.
• Scrivi la regola in una frase, per esempio: «Prendi sempre il lotto con la data di scadenza più vicina. A parità di data, prendi quello ricevuto per primo». La seconda parte è il FIFO, usato per decidere a parità.
• Decidi cosa succede vicino alla scadenza. Un lotto che entra nel tuo limite può andare in promozione, a uso interno o tornare al fornitore, secondo la tua attività. Decidilo una volta, non caso per caso davanti allo scaffale.
• Registra il lotto a ogni uscita. Quando ogni riga di uscita indica quale lotto è uscito, lo stock per lotto resta giusto e la persona successiva vede quanto resta davvero su ogni data.

È su quest'ultimo punto che cede la maggior parte dei fogli di calcolo. Le uscite vengono registrate per articolo, non per lotto: il totale è giusto, ma nessuno sa quali date restano sullo scaffale.

Anche con uno scaffale ben tenuto, qualche lotto sfugge: un mese tranquillo, un ordine annullato, un cartone spinto in fondo. Una breve revisione settimanale li intercetta finché c'è ancora tempo per agire.

Una volta a settimana, elenca tutti i lotti ancora in magazzino, ordinati per data di scadenza, con i giorni rimasti. Poi dividili in tre gruppi:

• Scaduto: toglilo dallo stock vendibile e registra l'uscita, così il conteggio resta giusto
• In scadenza: decidi subito, che si tratti di spingerlo nelle vendite, usarlo per primo in produzione, scontarlo o chiedere un reso al fornitore
• Il resto: niente da fare questa settimana

Guarda il valore oltre alla quantità. Dieci brick di un prodotto economico e dieci flaconi di un reagente costoso non sono lo stesso problema.

Lo stock scaduto che si butta è anche stock che non hai più. Se era ancora contato come disponibile, l'ordine successivo può restare scoperto. La revisione protegge su entrambi i fronti, meno sprechi e meno sorprese, e si collega a come fissi i punti di riordino, di cui parliamo in rottura di stock: cause e come evitarla.

Si può applicare il FEFO in un normale foglio di calcolo, con una riga per lotto. Regge finché tutti registrano il lotto a ogni uscita e qualcuno ordina l'elenco per data ogni settimana. Fixeets Inventory, la nostra app di gestione inventario per Google Sheets, tiene il tuo stock nel tuo file Google Sheets e imposta la struttura per lotto:

• Due opzioni, «Date di scadenza» e «Numeri di lotto», aggiungono una colonna Data di scadenza e una colonna Numero di lotto ai fogli Entrate, Uscite e Stock. Le attiva il proprietario del file in Opzioni.
• Il foglio Stock viene allora suddiviso per lotto: una riga per articolo, ubicazione, numero di lotto e data, con la quantità rimasta su ciascuna.
• A ogni uscita, quando un articolo è in magazzino con più date o più lotti, il modulo li mostra con la quantità rimasta su ciascuno. La persona che preleva sceglie il lotto, quindi prendere la data più vicina resta una sua decisione. Fixeets mostra l'informazione, non sceglie al suo posto.
• La scheda Scadenza in Analisi raggruppa i lotti per tempo rimasto: scaduto, entro 30 giorni, da 30 a 90 giorni, oltre 90 giorni. Indica quanti lotti e quale valore sono a rischio, poi elenca i lotti da monitorare, la data più vicina per prima, con ubicazione, numero di lotto, quantità e giorni rimasti. È la revisione settimanale, già ordinata.
• La scheda Tracciabilità lotto mostra, per ogni lotto, cosa è stato ricevuto, cosa è uscito e cosa resta, e segnala i lotti i cui numeri non tornano. Apri un lotto per vedere ciascuna delle sue entrate e uscite.

Queste due opzioni non sono riservate a un piano a pagamento. Cosa include ogni piano è indicato nella pagina dei prezzi. Se stai ancora scegliendo un metodo per il resto del magazzino, la nostra panoramica dei metodi di gestione dell'inventario confronta FIFO, JIT e analisi ABC.

• FEFO: esce per primo il lotto con la data di scadenza più vicina, qualunque sia la sua data di arrivo
• FIFO e FEFO coincidono quasi sempre; il FEFO prevale quando una consegna recente ha una data più corta
• Registra numero di lotto e data di scadenza al ricevimento, una riga per lotto
• Metti davanti la data più vicina e scrivi la regola di uscita
• Registra il lotto a ogni uscita, altrimenti lo stock per lotto si sfasa
• Una volta a settimana, guarda cosa sta per scadere e decidi cosa farne