Il rapportino di intervento, o rapportino di lavoro, è il documento che il tecnico compila dopo un intervento di manutenzione: su quale macchina ha lavorato, cosa ha trovato, cosa ha fatto, quanto tempo ci ha messo e quali ricambi ha usato. Prima del lavoro, invece, c'è l'ordine di lavoro: l'istruzione scritta che manda il tecnico su quella macchina, con il guasto o la manutenzione prevista, la priorità, chi interviene, i ricambi da portare e le istruzioni di sicurezza. L'ordine di lavoro fa partire l'intervento, il rapportino lo chiude, e messi in fila i rapportini diventano lo storico della macchina. In molte piccole aziende entrambi esistono già in qualche forma, spesso un messaggio tipo «il compressore si è fermato di nuovo, qualcuno può passare?» e un foglio compilato a penna, quando va bene.
Ordine di lavoro e rapportino di intervento: qual è la differenza
L'ordine di lavoro risponde a una sola domanda per chi lo tiene in mano: cosa devo sapere prima di toccare questa macchina? Viaggia con il tecnico. Si legge in cima a una scala, davanti a un quadro elettrico, con i guanti, quindi deve essere breve e preciso.
Il rapportino di intervento arriva dopo. Registra cosa è stato fatto davvero, in quanto tempo, con quali ricambi, e cosa ha notato il tecnico. I due documenti si somigliano, e molte squadre li uniscono in un solo foglio con un riquadro «dopo l'intervento» in fondo. Funziona, purché entrambe le metà vengano compilate. Il problema nasce quando esiste solo la metà di sopra: si sa che qualcuno è stato mandato, ma non cosa ha fatto.
| Ordine di lavoro | Rapportino di intervento | |
|---|---|---|
| Quando | Prima del lavoro | Dopo il lavoro |
| Chi lo scrive | Chi pianifica il lavoro o segnala il guasto | Il tecnico che ha fatto il lavoro |
| Domanda | Cosa fare, dove, e come farlo in sicurezza? | Cosa si è trovato, fatto e usato? |
| Diventa | Un lavoro aperto nell'elenco | Una riga dello storico della macchina |
Cosa scrivere nell'ordine di lavoro di manutenzione
Un buon ordine di lavoro risponde in anticipo alle domande per cui il tecnico vi chiamerebbe. Sette blocchi coprono quasi tutti i casi.
- La macchina. Il nome e il codice, lo stesso dell'etichetta attaccata sopra, e dove si trova. «Il compressore» non basta quando ce ne sono due.
- Il guasto o la manutenzione prevista. Per un guasto, il sintomo come l'ha visto l'operatore: quando succede, cosa fa la macchina, l'eventuale codice di allarme. Per una manutenzione programmata, il lavoro da fare, meglio se con il rimando alla checklist.
- La priorità, con il motivo. Non solo «urgente». Dite perché: la linea è ferma, va con la macchina di riserva, oppure può aspettare il prossimo fermo programmato. Il motivo aiuta il tecnico a decidere quando due lavori si sovrappongono.
- Chi interviene. Una persona con nome e cognome, non «la manutenzione». Se un responsabile deve accettare i lavori, indicatelo.
- Ricambi e operazioni. I ricambi e i materiali di consumo da portare, con le quantità, e le operazioni in ordine. Una casella «fatto» accanto a ogni riga non costa nulla e mostra cosa è stato saltato.
- Sicurezza e accesso. Punti di messa in sicurezza, DPI richiesti, se serve il fermo macchina, e le informazioni pratiche di accesso: quale chiave, quale fascia oraria, quale zona è vietata durante la produzione.
- Firme. Il tecnico firma che il lavoro è fatto, il responsabile firma la rimessa in servizio. Sono queste due firme a dare valore al documento durante un controllo di sicurezza o una pratica con l'assicurazione.
In alto vanno il numero dell'ordine e la data di apertura. Se seguite già la manutenzione in un foglio di calcolo, questi blocchi corrispondono alle colonne descritte in la manutenzione delle attrezzature in Google Sheets, così modulo e foglio restano coerenti.
Preventiva o correttiva: stesso modulo, due punti di partenza
Un ordine di lavoro preventivo e uno correttivo usano lo stesso modulo. Cambia da dove partono. La differenza tra i due approcci è spiegata in manutenzione correttiva e preventiva.
Un ordine preventivo parte dal calendario o da un contatore: il cambio olio ogni 500 ore, il controllo dei filtri ogni mese. Lavoro, ricambi e istruzioni di sicurezza si conoscono in anticipo, quindi l'ordine si prepara una volta e si riusa a ogni scadenza. Le operazioni di solito vengono dritte dal vostro piano di manutenzione preventiva.
Un ordine correttivo parte da un guasto. Qualcuno segnala un problema, e l'ordine si compila in fretta con quello che si sa: il sintomo, l'urgenza, una prima idea dei ricambi. Non è grave se l'elenco dei ricambi è incompleto. Il rapportino dirà cosa serviva davvero.
Tenere un solo modulo per entrambi ha un vantaggio pratico. I tecnici imparano una sola impaginazione, e lo storico può poi separare il lavoro programmato dai guasti con un solo campo «tipo».
Cosa scrivere nel rapportino di lavoro, che diventa lo storico
Un ordine di lavoro senza rapportino è un vicolo cieco. Le informazioni utili stanno nel rapportino di lavoro:
- la data dell'intervento e quanto è durato
- cosa ha trovato il tecnico, con parole sue
- cosa è stato fatto, e cosa no
- i ricambi usati davvero, spesso diversi da quelli previsti
- i costi aggiuntivi, come un fornitore esterno o un attrezzo noleggiato
- l'esito: completato, da riprendere, o in attesa di ricambi
«In attesa di ricambi» merita uno stato a sé. Senza, un lavoro fatto a metà sembra finito oppure dimenticato.
Messi insieme, i rapportini diventano lo storico della macchina: quanto spesso si guasta, quanto costa, se il piano preventivo sta funzionando. È il tema dell'articolo sullo storico degli interventi di manutenzione. L'ordine di lavoro fa partire l'intervento, ma è il rapportino che rileggerete fra un anno.
Esempio: ordine di lavoro e rapportino di intervento compilati per un guasto
Ecco come potrebbero essere compilati l'ordine di lavoro e il rapportino per un guasto in un piccolo stabilimento di confezionamento alimentare. Lo stabilimento e l'intervento sono un esempio.
| Campo | Compilato |
|---|---|
| N. ordine di lavoro | ODL-0418 |
| Aperto | Martedì, 7:40, da Laura T. (capoturno linea 2) |
| Tipo | Correttivo (guasto) |
| Macchina | Compressore d'aria CA-02, soppalco del capannone B |
| Guasto segnalato | Va in blocco per alta temperatura dopo circa 20 minuti. La linea 2 perde pressione d'aria. |
| Priorità | Alta: la linea 2 va con il compressore di riserva, senza margine |
| Tecnico | Luca B. |
| Ricambi da portare | 1 filtro olio, 1 separatore aria/olio, 1 tanica da 5 L di olio per compressori |
| Operazioni | 1. Controllare il livello dell'olio e il radiatore. 2. Pulire le alette del radiatore. 3. Verificare la valvola termostatica. 4. Sostituire il filtro se serve. 5. Prova sotto carico di 30 minuti. |
| Sicurezza | Messa in sicurezza elettrica sul sezionatore. Scaricare il serbatoio a 0 bar prima di aprire. Guanti e occhiali. Superfici oltre 80 °C. |
| Accesso | Chiave del soppalco all'ufficio manutenzione. Intervenire prima del cambio turno delle 14:00. |
| Fermo macchina | Sì. Durata stimata: 2 ore. |
| Firme | Tecnico a fine lavoro, capoturno alla rimessa in servizio |
E il rapportino di intervento che Luca B. compila a lavoro finito:
| Campo | Compilato |
|---|---|
| Eseguito | Martedì, 10:15. Durata: 1 h 45 min. |
| Riscontrato | Alette del radiatore intasate da polvere di farina. Livello dell'olio basso. Valvola termostatica in buono stato. |
| Lavoro fatto | Radiatore pulito, rabbocco olio, filtro olio sostituito. Prova di 30 minuti, massimo 80 °C. |
| Ricambi usati | 1 filtro olio, 2 L di olio per compressori. Separatore non necessario, rimesso a magazzino. |
| Stato | Completato |
| Raccomandazione | Aggiungere la pulizia del radiatore alla preventiva mensile del CA-02 |
Due cose da notare. I ricambi usati non sono quelli previsti, ed è normale: è proprio il motivo per cui il rapportino li registra a parte. E la raccomandazione trasforma un guasto in una modifica del piano preventivo, che è il modo per evitare il prossimo.
Dall'etichetta QR sulla macchina al rapportino sul telefono
Sulla carta, il punto debole è il legame tra la macchina e i suoi documenti. Fixeets Maintenance, che tiene i vostri dati nel vostro Google Sheet, gestisce quel legame così:
- Etichette QR sulle macchine. Attivate l'opzione Codice a barre / codice QR, poi stampate le etichette a partire dai codici delle vostre macchine, una alla volta o su fogli Avery (A4 o Letter).
- Una scansione per aprire la macchina. Scansionando l'etichetta con il telefono si apre la scheda della macchina, con i lavori in ritardo e in arrivo, lo storico, ed Esegui per registrare il lavoro.
- L'ordine di lavoro come documento. Su ogni preventiva o incidente, l'azione Ordine di lavoro apre un documento da stampare con la macchina, il tecnico, la data, lo stato, la priorità, una tabella Ricambi e operazioni con una colonna «fatto», e uno spazio per la firma. Se il vostro Fixeets Inventory è collegato, i ricambi previsti riempiono la tabella; altrimenti le righe si aggiungono a mano. Le istruzioni di sicurezza (DPI richiesti, messa in sicurezza, fermo macchina necessario, durata stimata), una nota per accesso e precauzioni, e il riquadro di accettazione dei lavori sono spenti all'inizio: accendete quelli che vi servono in Personalizza, poi Salva modello, una volta per tutte. Lo stampate o lo salvate in PDF dall'app nel browser, sul computer o sul telefono.
- Il rapportino quando eseguite il lavoro. Esegui chiede la data di esecuzione, la durata, il rapporto, una foto o un file, i ricambi utilizzati (scaricati dal magazzino quando Inventory è collegato), i costi aggiuntivi e uno stato: Completato, Da riprendere o Ricambi da ordinare. Quando il lavoro passa a Completato, la preventiva passa alla scadenza successiva e l'incidente si chiude. Il rapporto di intervento si stampa poi dal lavoro stesso.
Con il piano gratuito, i documenti stampati riportano in fondo una piccola dicitura «Documento generato con Fixeets». I limiti di ogni piano sono nella pagina dei prezzi.
Rapportino e ordine di lavoro: da ricordare
- L'ordine di lavoro si scrive prima dell'intervento, il rapportino di intervento dopo
- Una macchina, una persona con nome, una priorità con il suo motivo
- Ricambi e operazioni in ordine, con una casella «fatto» per riga
- Istruzioni di sicurezza e di accesso sul modulo, non nella testa di qualcuno
- Lo stesso modulo per la manutenzione preventiva e quella correttiva
- Il rapportino registra cosa si è davvero trovato, fatto e usato: è lui che costruisce lo storico
