El número de factura es la referencia única que identifica una factura, y solo una. La regla es sencilla: los números van seguidos, no se repiten y no se reutilizan nunca, ni siquiera cuando una factura se anula. Casi todas las pequeñas empresas lo hacen bien durante las cincuenta primeras facturas. Luego alguien copia una fila en la hoja de cálculo, dos facturas llevan el número FAC-0042 y nadie se da cuenta hasta que un cliente paga la que no es.
Qué es el número de factura y por qué debe ser correlativo
El número de factura permite a usted, a su gestor y a su cliente hablar de una venta sin confusión. Cuando los números van seguidos y sin huecos, cualquiera ve de un vistazo que no falta nada. Un hueco o un duplicado es lo primero que llama la atención en una revisión, porque puede esconder una factura perdida, una factura borrada o una venta que nunca se registró.
Manténgalo separado de los demás números que rodean una venta:
- El número de pedido o de presupuesto, que se da cuando el cliente pide precio, por ejemplo PED-2026-0118
- El número de factura, que se da solo al facturar, por ejemplo FAC-2026-0093
- El número de orden de compra del cliente, que se copia en la factura para que su contabilidad la cuadre, por ejemplo OC-4471
Un pedido puede facturarse en varias veces, y un presupuesto que no se acepta nunca tiene factura. Por eso las dos series no deben mezclarse.
Formatos de numeración habituales, con ejemplos
No hay un único formato correcto. Lo que importa es que se mantenga igual y que el contador solo suba.
| Formato | Ejemplo | Cuándo usarlo |
|---|---|---|
| Contador simple | 1001, 1002, 1003 | Muy pocas facturas, una sola actividad |
| Año + contador | FAC-2026-0001 | La mayoría de las pymes: se lee fácil y empieza de nuevo cada año |
| Año + mes + contador | FAC-202610-001 | Muchas facturas al mes, archivo por meses |
| Serie por actividad | ALQ-2026-0001 y FAC-2026-0001 | Dos actividades facturadas por separado, cada una con su serie |
Algunos consejos prácticos:
- Rellene el contador con ceros (0001 en lugar de 1) para que las facturas se ordenen bien en la hoja de cálculo y en la carpeta.
- Empezar en 1001 no es un problema. Lo importante es que la numeración siga desde ahí sin saltos.
- Evite usar un código de cliente como contador, del tipo GARCIA-0007. Cada cliente tiene su pequeña serie y los huecos a nivel de empresa se vuelven imposibles de ver.
- Elija el formato antes de la primera factura del año. Cambiarlo a mitad de año es posible, pero complica la contabilidad.
Errores que rompen la numeración
La mayoría de los problemas vienen de cómo se hacen las facturas, no del formato.
- Huecos por borradores eliminados. Un número dado a un borrador que luego se borra deja un hueco. Dé el número solo cuando la factura se expide de verdad.
- Duplicados por filas copiadas. Duplicar la factura del mes pasado en una hoja de cálculo copia también su número. Lo mismo pasa si dos personas facturan a la vez.
- Números reutilizados. Anular la FAC-2026-0093 y dar su número a la siguiente factura es el error que nunca hay que cometer. Ese número pertenece a la primera factura para siempre.
- Modificar una factura ya enviada. Una vez que el cliente la tiene, cambiar el precio o los productos en el mismo archivo hace que su copia ya no coincida con la de él.
Factura con errores: la factura rectificativa
Una vez enviada, una factura no se modifica ni se borra. Se corrige con un nuevo documento que remite a la original.
En España, ese documento es la factura rectificativa. Se usa tanto para corregir un error (precio equivocado, datos del cliente, línea olvidada) como para una devolución o un descuento posterior. Lleva su propio número, indica que es rectificativa e identifica la factura que corrige, por ejemplo «Rectificativa de la factura n.º FAC-2026-0093». Puede rectificar por diferencias (solo el importe que cambia) o por sustitución (anulando la original y volviendo a expedirla completa).
En los dos casos, cada número se usa una sola vez y queda todo el rastro entre la factura original y su corrección.
Las normas en España
El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012, publicado en el BOE y citado en las fuentes) exige que cada factura lleve un número y, en su caso, una serie, y que la numeración dentro de cada serie sea correlativa. Permite series separadas cuando hay razones que lo justifiquen, y pide series específicas para algunas facturas, como las rectificativas. Para los demás puntos, como los plazos de conservación, consulte la Agencia Tributaria o a su asesor.
Además, el reglamento VeriFactu fija requisitos para los programas que se usan para facturar, con plazos que dependen del tipo de empresa. Consulte con su asesor o en la sede de la Agencia Tributaria qué le aplica y desde cuándo.
Numerar sin pensarlo desde Google Sheets
Una hoja de cálculo acepta sin quejarse dos números de factura iguales. La solución es dejar que la herramienta dé el número y rechace los duplicados.
Fixeets Orders, nuestra aplicación de gestión de pedidos que funciona con Google Sheets, se encarga desde el pedido. Usted configura su formato una vez en las opciones, con etiquetas como {YEAR}, {MONTH} y {NUMBER}. El formato por defecto es FAC-{YEAR}-{NUMBER}, que da FAC-2026-0001, y el contador vuelve a 1 cada año porque el año forma parte del formato. Después, para cada factura:
- Se propone el número siguiente al crear la factura, y se puede cambiar
- Un número ya usado se rechaza
- Una vez enviada la factura, sus productos y precios ya no se pueden modificar
- Una factura pagada se corrige con una factura rectificativa, con su propia numeración y la referencia de la factura original
- Una factura no pagada se puede anular y sustituir por otra con un nuevo número, y la anterior se queda en su Drive
- El PDF se guarda en su Google Drive, con una versión opcional en Factur-X (XML dentro del PDF) o UBL (Peppol BIS 3.0)
Fixeets Orders no envía registros de facturación a la Agencia Tributaria. Si VeriFactu le afecta, compruébelo con su asesor antes de usar cualquier herramienta para facturar. El plan gratuito permite probarlo con facturas reales; los límites están en la página de precios.
El mismo archivo sigue el pedido desde el presupuesto hasta la entrega, como se explica en cómo hacer el seguimiento de pedidos en Google Sheets y en qué abarca la gestión de pedidos.
Reglas de numeración que conviene recordar
- Un número por factura, usado una vez y nunca reutilizado
- Una numeración que solo sube, sin huecos
- Un formato que no cambia, por ejemplo FAC-2026-0001
- El número se da al expedir la factura, no en el borrador
- Una factura enviada no se modifica: se corrige con una factura rectificativa
- Números separados para pedidos y facturas, con la orden de compra del cliente copiada en la factura
