Numero fattura: regole, formati ed esempi per piccole imprese

Il numero di fattura permette a voi, al vostro commercialista e al cliente di parlare di una vendita senza ambiguità. Quando i numeri si seguono senza buchi, chiunque vede a colpo d'occhio che non manca nulla. Un buco o un doppione è la prima cosa che fa sorgere domande durante un controllo, perché può nascondere una fattura persa, una fattura cancellata o una vendita mai registrata.

Tenetelo separato dagli altri numeri che accompagnano una vendita:

• Il numero d'ordine o di preventivo, dato quando il cliente chiede un prezzo, per esempio ORD-2026-0118
• Il numero di fattura, dato solo al momento di fatturare, per esempio FAT-2026-0093
• Il numero d'ordine d'acquisto del cliente, che riportate in fattura perché la sua amministrazione la ritrovi, per esempio OA-4471

Un ordine può essere fatturato in più volte, e un preventivo rifiutato non ha mai una fattura. Per questo le due numerazioni non devono confondersi.

Non esiste un unico formato giusto. Conta che resti lo stesso e che il contatore salga sempre.

Qualche consiglio pratico:

• Completate il contatore con gli zeri (0001 invece di 1), così le fatture si ordinano bene nel foglio di calcolo e nella cartella.
• Partire da 1001 non è un problema. Conta che la numerazione prosegua da lì senza salti.
• Evitate un codice cliente come contatore, del tipo ROSSI-0007. Ogni cliente ha la sua piccola numerazione e i buchi a livello di impresa diventano impossibili da vedere.
• Scegliete il formato prima della prima fattura dell'anno. Cambiarlo a metà anno è possibile, ma complica la contabilità.

La maggior parte dei problemi nasce dal modo in cui si fanno le fatture, non dal formato.

• Buchi lasciati da bozze cancellate. Un numero dato a una bozza poi eliminata lascia un buco. Date il numero solo quando la fattura viene davvero emessa.
• Doppioni da righe copiate. Duplicare la fattura del mese scorso in un foglio di calcolo copia anche il suo numero. Lo stesso succede se due persone fatturano insieme.
• Numeri riutilizzati. Annullare la FAT-2026-0093 e dare il suo numero alla fattura successiva è l'errore da non fare mai. Quel numero appartiene alla prima fattura per sempre.
• Modificare una fattura già inviata. Una volta che il cliente l'ha ricevuta, cambiare prezzo o prodotti nello stesso file fa sì che la vostra copia non corrisponda più alla sua.

Una volta inviata, una fattura non si modifica e non si cancella. Si corregge con un nuovo documento che rimanda a quella originale.

In Italia, per stornare in tutto o in parte una fattura già emessa si usa la nota di credito (nota di variazione). Ha il suo numero, richiama la fattura che corregge, per esempio «Nota di credito sulla fattura n. FAT-2026-0093», e indica l'importo stornato. Se serve, si emette poi una nuova fattura corretta, con un nuovo numero.

Così ogni numero viene usato una sola volta, e resta tutta la traccia tra la fattura originale e la sua correzione.

L'articolo 21 del DPR 633/1972 chiede che ogni fattura abbia un numero progressivo che la identifichi in modo univoco. Le scelte pratiche, come una numerazione che riparte ogni anno, più sezionali per attività o i tempi di conservazione, vanno verificate con il vostro commercialista o sulle pagine dell'Agenzia delle Entrate.

Soprattutto, tra soggetti residenti o stabiliti in Italia la fattura elettronica è la regola: la fattura valida è il file XML nel formato FatturaPA, trasmesso al Sistema di Interscambio (SdI) dell'Agenzia delle Entrate, che ne descrive il funzionamento nella sezione dedicata del suo sito (vedi le fonti). Un PDF inviato per e-mail, in quel caso, è solo una copia di cortesia. Il vostro commercialista vi dirà quali operazioni restano fuori dall'obbligo.

Un foglio di calcolo accetta senza problemi due numeri di fattura identici. La soluzione è lasciare che sia lo strumento a dare il numero e a rifiutare i doppioni.

Fixeets Orders, la nostra app di gestione ordini che funziona con Google Sheets, se ne occupa a partire dall'ordine. Impostate il formato una volta nelle opzioni, con tag come {YEAR}, {MONTH} e {NUMBER}. Il formato predefinito è FAT-{YEAR}-{NUMBER}, che dà FAT-2026-0001, e il contatore riparte da 1 ogni anno perché l'anno fa parte del formato. Poi, per ogni fattura:

• Il numero successivo viene proposto alla creazione della fattura, e resta modificabile
• Un numero già usato viene rifiutato
• Una volta inviata la fattura, prodotti e prezzi non sono più modificabili
• Una fattura non pagata con un errore si corregge con «Annulla e sostituisci»: nuovo numero, e la vecchia fattura resta sul vostro Drive
• Una fattura pagata si corregge con una nota di credito, con il suo numero e il riferimento alla fattura
• Il PDF viene salvato sul vostro Google Drive, con una versione opzionale Factur-X (XML dentro il PDF) o UBL (Peppol BIS 3.0)

Una precisazione importante: Fixeets Orders non genera il file FatturaPA e non invia le fatture allo SdI. Per i clienti in Italia, il numero e il PDF di Fixeets vi aiutano a seguire ordini e pagamenti, ma la fattura elettronica va emessa con il vostro software o intermediario abilitato allo SdI. Il piano gratuito permette di provarlo su ordini reali; i limiti sono nella pagina dei prezzi.

Lo stesso file segue l'ordine dal preventivo alla consegna, come spiegato in come monitorare gli ordini in Google Sheets e in cosa comprende la gestione degli ordini.

• Un numero per fattura, usato una volta e mai riutilizzato
• Una numerazione che sale sempre, senza buchi
• Un formato che non cambia, per esempio FAT-2026-0001
• Il numero si dà all'emissione della fattura, non sulla bozza
• Una fattura inviata non si modifica: si storna con una nota di credito
• Numeri separati per ordini e fatture, con l'ordine d'acquisto del cliente riportato in fattura
• In Italia, la fattura valida tra soggetti residenti passa dallo SdI