Per fare un preventivo bisogna indicare chi lo emette e a chi è rivolto, cosa fornirai esattamente, il prezzo di ogni riga al netto dell'IVA, l'IVA, il totale, per quanto tempo vale il prezzo e le condizioni che lo accompagnano. Gli si dà un numero e una data, e si lascia al cliente lo spazio per firmarlo "per accettazione". Il documento in sé è semplice. La parte difficile arriva dopo l'invio: sapere quali preventivi aspettano ancora una risposta, e non dover riscrivere ogni riga il giorno in cui il cliente dice sì.
Preventivo, stima e fattura: cosa li distingue
I tre documenti si somigliano, e i clienti confondono spesso le parole. A separarli sono due cose: quanto è fermo il prezzo e in quale momento della vendita arrivano.
| Documento | Cosa dice | Quanto è fermo il prezzo | Quando si invia |
|---|---|---|---|
| Stima | Un ordine di grandezza del costo | Può cambiare quando il lavoro è più chiaro | Presto, quando il perimetro è ancora aperto |
| Preventivo | Un prezzo fissato per un elenco preciso di prodotti o lavori | Fermo finché il preventivo è valido | Prima che il cliente si impegni |
| Fattura | Quanto il cliente deve per ciò che è stato venduto | Definitivo | Dopo la vendita, o alle scadenze concordate |
Una stima dice "circa 5.000 €, a seconda di quello che troviamo". Un preventivo dice "4.850 € più IVA per questi quattro articoli, valido fino al 2 dicembre". Una volta accettato e firmato dal cliente, il preventivo di norma vincola entrambe le parti su prezzo e contenuto. La fattura arriva dopo e chiede il pagamento. Ha un suo numero, in una sua numerazione, separata da quella dei preventivi.
Se hai dubbi su quale inviare, chiediti se potresti mantenere quel prezzo qualora il cliente firmasse oggi. Se la risposta è no, invia una stima e scrivilo chiaramente sul documento.
Cosa deve contenere un preventivo: chi, cosa, prezzo, IVA, validità, condizioni
Un buon preventivo risponde alle domande del cliente prima che le faccia: chi lo manda, cosa ricevo esattamente, quanto pagherò in tutto e fino a quando vale l'offerta?
- Chi: ragione sociale, indirizzo, partita IVA e recapiti della tua impresa, poi nome e indirizzo del cliente, con un referente se ce l'hai.
- Riferimento e data: un numero di preventivo e la sua data, così tutti parlano della stessa versione.
- Cosa: una riga per prodotto o servizio, con codice, descrizione chiara e quantità. "Installazione" è vago. "Installazione in sede, mezza giornata, 4 postazioni" non lo è.
- Prezzo: il prezzo unitario al netto dell'IVA, l'eventuale sconto e l'importo di ogni riga.
- IVA: l'aliquota, l'importo dell'IVA, poi l'imponibile e il totale.
- Validità: la data dopo la quale il prezzo non è più garantito. Trenta giorni è un valore comune; meno se i prezzi dei tuoi fornitori cambiano spesso.
- Condizioni: modalità di pagamento (acconto, saldo, scadenza), tempi di consegna e tutto ciò da cui dipende il prezzo.
- Uno spazio per la firma: nome del cliente, dicitura "per accettazione", data e firma.
Un esempio di preventivo compilato
Ecco come appare per un piccolo rivenditore di informatica che prepara un preventivo per delle postazioni di lavoro.
Preventivo ORD-2026-0142 · Data: 2 novembre 2026 · Valido fino al 2 dicembre 2026
Emittente: Componenti Lombardi S.r.l., [email protected]
Cliente: TechVision Soluzioni S.r.l., Via dell'Innovazione 15, 20121 Milano
| Cod. | Descrizione | Q.tà | Prezzo unitario | Importo |
|---|---|---|---|---|
| PL-200 | Postazione di lavoro, 32 GB di RAM, SSD da 1 TB | 4 | 1.450,00 € | 5.800,00 € |
| MO-27 | Monitor da 27 pollici | 8 | 280,00 € | 2.240,00 € |
| SV-INS | Installazione in sede, mezza giornata | 1 | 450,00 € | 450,00 € |
| Imponibile | 8.490,00 € | |||
| IVA 22% | 1.867,80 € | |||
| Totale | 10.357,80 € |
Condizioni: acconto del 30% all'accettazione, saldo a 30 giorni dalla consegna. Consegna entro 10 giorni lavorativi dal ricevimento del preventivo firmato. Prezzi validi fino al 2 dicembre 2026.
Per accettazione: nome del cliente, data e firma.
Le regole in Italia
Il preventivo non ha un formato fissato per legge che valga per tutte le vendite. Alcuni settori, soprattutto quando il cliente è un privato, hanno regole proprie su cosa indicare e quando consegnarlo. La fattura invece ha obblighi precisi: tra soggetti residenti in Italia passa dal Sistema di Interscambio (SdI) in formato elettronico. Per sapere cosa vale per la tua attività, chiedi al tuo commercialista o alla tua associazione di categoria. Questo articolo dà indicazioni generali, non è una consulenza legale.
L'accettazione del cliente: "per accettazione" e firma
Un preventivo serve solo se puoi dimostrare che il cliente l'ha accettato. Un "va bene" al telefono non dice quale versione ha accettato, né a quale prezzo.
La prova più semplice è il preventivo firmato: il cliente scrive "per accettazione", mette la data, firma e te lo rimanda come scansione, PDF o anche foto. Conserva questa copia firmata insieme all'ordine. Se tre settimane dopo nasce un dubbio sul numero di monitor, si risolve in un minuto.
Due abitudini evitano la maggior parte delle discussioni:
- Preventivo modificato, nuova versione. Se dopo la firma il cliente chiede sei postazioni invece di quattro, manda un preventivo aggiornato e fallo firmare di nuovo. La prima firma copriva la prima versione, non la nuova.
- La data di validità ben visibile. Se il cliente firma dopo la scadenza, sei libero di confermare il prezzo o di rivederlo prima di impegnarti.
Una risposta via e-mail che cita il preventivo ("Ok per il preventivo ORD-2026-0142") ha meno peso, ma conviene comunque conservarla con l'ordine.
Seguire i preventivi in attesa di risposta
La maggior parte dei preventivi persi non viene rifiutata. Viene dimenticata, da entrambe le parti. Il cliente ha avuto altro da fare, e nessuno da voi si è ricordato di richiamare.
Basta una piccola routine:
- Tutti i preventivi aperti in un solo elenco, con la data di invio e la data di validità. Se i preventivi sono sparsi tra la posta e una cartella di PDF, è impossibile vedere quali sono ancora aperti.
- Un sollecito qualche giorno dopo l'invio, quando l'argomento è ancora fresco, e un altro prima della scadenza. Chiedere se c'è qualcosa da cambiare funziona meglio di un semplice "volevo sapere se l'ha visto".
- Chiudere quelli persi. Segna come annullato un preventivo rifiutato o scaduto invece di cancellarlo. Conservi lo storico e poi vedi quali prodotti o quali clienti perdi più spesso.
Quando il cliente dice sì: dal preventivo all'ordine, alla consegna e alla fattura
Qui molte piccole imprese perdono tempo a ogni vendita. Il preventivo è in un file Word, l'ordine in un foglio di calcolo, la bolla viene riscritta per il magazzino e la fattura una quarta volta per la contabilità. Ogni riscrittura è un'occasione in più per sbagliare una quantità o un prezzo.
La soluzione è trattare preventivo e ordine come un'unica scheda che avanza, non come quattro documenti:
- Preventivo: cliente, righe e prezzi si inseriscono una volta.
- Ordine: quando torna il preventivo firmato, la stessa scheda passa in preparazione. Non si ricopia nulla.
- Consegna: la bolla si stampa dalle stesse righe, senza prezzi, con il corriere e il numero di tracciamento.
- Fattura: la fattura usa le stesse righe e riceve il suo numero di fattura, con il numero d'ordine come riferimento. Come scegliere quel numero è spiegato in numero fattura: regole e formati.
Il pagamento segue una strada a parte: niente incassato, acconto versato, pagato. Un cliente può versare un acconto mentre l'ordine è in preparazione, e un ordine può essere consegnato e non ancora pagato. Mettere tutto in un'unica colonna di stato è ciò che rende illeggibile un foglio ordini. Per la catena completa, dalla ricezione dell'ordine al post-vendita, vedi cos'è la gestione degli ordini.
Fare preventivi in Google Sheets con Fixeets Orders
Fixeets Orders è la nostra app di gestione ordini che funziona con Google Sheets: clienti, prodotti e ordini stanno nel tuo foglio di calcolo. Il preventivo non è un file a parte. È la prima fase dell'ordine.
- Un nuovo ordine parte come bozza. Appena apri il suo documento di preventivo, passa allo stato Preventivo.
- Il documento di preventivo prende il cliente dal tuo elenco clienti e le righe dall'ordine: codice, descrizione, quantità, prezzo unitario, sconto, aliquota e importo. Ha un blocco Condizioni (con l'indicazione "Validità dell'offerta, condizioni di pagamento, tempi di consegna"), una pagina 2 facoltativa per le condizioni generali, uno spazio per il timbro aziendale e un riquadro firma "Per accettazione", per la data e la firma del cliente.
- IVA: nelle opzioni imposti l'IVA predefinita delle nuove righe e, se serve, il nome dell'imposta stampato sui documenti.
- Salva su Drive archivia il PDF del preventivo nel tuo Google Drive e lo collega all'ordine. Invia preventivo prepara un'e-mail con il link a quel PDF e la apre in Gmail. Non parte nulla finché non clicchi tu su Invia.
- La scheda Preventivo raccoglie tutti i preventivi, ognuno con un'etichetta breve: Preventivo da fare, In attesa di firma o Preventivo firmato.
- Quando il cliente accetta, "Ricevere il preventivo firmato" ti chiede il PDF firmato o una foto. Il file viene salvato sul tuo Drive, collegato all'ordine, e l'ordine passa In preparazione. Se l'accordo è avvenuto al telefono, "Passa in preparazione" fa avanzare l'ordine senza documento.
- Se modifichi un preventivo firmato, l'app ti avvisa prima: la firma non corrisponderà più.
- Dallo stesso ordine stampi la bolla di consegna, registri la spedizione e crei la fattura, con il numero successivo del tuo formato già proposto. Il pagamento si segue a parte: acconto versato, poi pagato.
- Se usi anche Fixeets Inventory, puoi collegare i due file. Alla spedizione, l'app mostra cosa uscirà dal magazzino e lo scarica dall'inventario quando confermi.
Due cose che l'app non fa. Non sollecita i clienti al posto tuo: non ci sono promemoria automatici, la scheda Preventivo mostra cosa è in attesa e la telefonata resta a te. E non emette la fattura elettronica: Fixeets Orders non genera il file FatturaPA e non lo invia allo SdI, quindi per i clienti in Italia la fattura va emessa con il tuo software o intermediario abilitato. Come impostare stati e colonne è spiegato in come gestire gli ordini clienti in Google Sheets. Con il piano gratuito, i documenti riportano in fondo una piccola riga "Documento generato con Fixeets". I limiti di ogni piano sono nella pagina dei prezzi.
Come fare un preventivo: cosa ricordare
- Un preventivo fissa un prezzo per un contenuto preciso; una stima può cambiare; una fattura chiede il pagamento
- Ogni preventivo ha un numero, una data e una validità
- Una riga per prodotto o servizio, con quantità, prezzo unitario, IVA e totale
- Modalità di pagamento, acconto e tempi di consegna sono scritti, non sottintesi
- Il cliente firma "per accettazione" con data e firma, e tu conservi la copia firmata
- Un preventivo modificato è una nuova versione che va firmata di nuovo
- Si sollecita prima della scadenza, e i preventivi persi si segnano come annullati
- Quando il cliente dice sì, la stessa scheda avanza invece di essere riscritta
