Cómo hacer un presupuesto o cotización y pasarlo a pedido

Presupuesto y cotización son el mismo documento: en España se dice presupuesto, y en México, Colombia, Chile o Perú se dice más a menudo cotización. Lo que de verdad cambia entre un documento y otro es lo firme que es el precio y en qué momento de la venta aparece.

Una estimación dice «unos 5000 €, según lo que encontremos». Un presupuesto dice «4850 € más IVA por estos cuatro artículos, válido hasta el 2 de diciembre». Una vez aceptado por el cliente, el presupuesto suele convertirse en la base del acuerdo, así que las dos partes esperan que el precio y el contenido se mantengan. La factura llega después y pide el pago. Tiene su propio número, en su propia serie, distinta de la de los presupuestos.

Si dudas cuál enviar, pregúntate si podrías mantener ese precio si el cliente firmara hoy. Si no, envía una estimación y dilo claramente en el documento.

Un buen presupuesto responde a las preguntas del cliente antes de que las haga: quién lo envía, qué recibo exactamente, cuánto pagaré en total y hasta cuándo vale la oferta.

• Quién: el nombre o razón social de tu empresa, la dirección, el número fiscal (NIF, RFC, RUT o el que corresponda) y los datos de contacto; después, el nombre y la dirección del cliente, con una persona de contacto si la tienes.
• Referencia y fecha: un número de presupuesto y su fecha, para que todos hablen de la misma versión.
• Qué: una línea por producto o servicio, con referencia, descripción clara y cantidad. «Instalación» es vago. «Instalación in situ, media jornada, 4 puestos» no lo es.
• Precio: el precio unitario sin impuestos, el descuento si lo hay y el importe de cada línea.
• Impuestos: el tipo de IVA, el importe del IVA y el total. Deja claro si los precios incluyen el impuesto o no.
• Validez: la fecha a partir de la cual el precio deja de estar garantizado. Treinta días es habitual; menos si los precios de tus proveedores cambian a menudo.
• Condiciones: forma de pago (anticipo, resto, vencimiento), plazo de entrega y aquello de lo que dependa el precio.
• Un espacio para firmar: nombre del cliente, «conforme y de acuerdo», fecha y firma.

Un ejemplo de presupuesto completo

Así queda para un pequeño distribuidor de informática que presupuesta puestos de trabajo para un cliente.

Presupuesto PED-2026-0142 · Fecha: 2 de noviembre de 2026 · Válido hasta el 2 de diciembre de 2026

Emisor: Componentes Ibérica S.L., [email protected]

Cliente: TechVision Soluciones S.L., Calle de la Innovación 15, 28001 Madrid

Condiciones: anticipo del 30 % al aceptar, resto a 30 días de la entrega. Entrega en 10 días hábiles desde la recepción del presupuesto firmado. Precios válidos hasta el 2 de diciembre de 2026.

Conforme y de acuerdo: nombre del cliente, fecha y firma.

En una cotización para México o Colombia cambiarían la moneda, el número fiscal y el tipo de IVA, pero la estructura es la misma.

Normas: dependen del país

No hay un formato único de presupuesto que valga para todos los países de habla hispana. En España, algunos servicios a consumidores tienen normas propias sobre el presupuesto previo por escrito. En Latinoamérica, las reglas y los tipos de IVA cambian de un país a otro. Si trabajas en un sector regulado o vendes a particulares, consulta con tu asesor o gestor qué debe figurar en el documento. Este artículo da pautas generales, no asesoramiento legal.

Un presupuesto solo sirve si puedes demostrar que el cliente lo aceptó. Un «me parece bien» por teléfono no dice qué versión aceptó ni a qué precio.

La prueba más sencilla es el propio presupuesto firmado: el cliente escribe «conforme y de acuerdo», pone la fecha, firma y te lo devuelve escaneado, en PDF o incluso en una foto. Guarda esa copia firmada con el pedido. Si tres semanas después surge una duda sobre el número de monitores, se resuelve en un minuto.

Dos costumbres evitan la mayoría de los desacuerdos:

• Presupuesto modificado, nueva versión. Si el cliente pide seis puestos en lugar de cuatro después de firmar, envía un presupuesto actualizado y vuelve a pedir la firma. La primera firma cubría la primera versión, no la nueva.
• La fecha de validez bien visible. Si el cliente firma después, eres libre de confirmar el precio o revisarlo antes de comprometerte.

Un correo de respuesta que cite el presupuesto («Adelante con el PED-2026-0142») tiene menos peso, pero también conviene guardarlo con el pedido.

La mayoría de los presupuestos perdidos no se rechazan. Se olvidan, por las dos partes. El cliente tuvo otras prioridades y nadie en tu empresa se acordó de llamar.

Basta con una pequeña rutina:

• Todos los presupuestos abiertos en una sola lista, con la fecha de envío y la de validez. Si los presupuestos están repartidos entre el correo y una carpeta de PDF, no hay forma de ver cuáles siguen abiertos.
• Un seguimiento unos días después del envío, cuando el tema aún está fresco, y otro antes de que venza la validez. Preguntar si hay que cambiar algo funciona mejor que un simple «¿pudiste verlo?».
• Cerrar los que se pierden. Marca como cancelado un presupuesto rechazado o vencido en lugar de borrarlo. Conservas el historial y luego ves qué productos o qué clientes sueles perder.

Aquí muchas pymes pierden tiempo en cada venta. El presupuesto está en un Word, el pedido en una hoja de cálculo, el albarán se vuelve a escribir para el almacén y la factura una cuarta vez para contabilidad. Cada vez que se reescribe, hay una ocasión más de equivocarse en una cantidad o un precio.

La solución es tratar el presupuesto y el pedido como una sola ficha que avanza, no como cuatro documentos:

1. Presupuesto: el cliente, las líneas y los precios se introducen una vez.
2. Pedido: cuando vuelve el presupuesto firmado, la misma ficha pasa a preparación. No se copia nada.
3. Entrega: el albarán se imprime con las mismas líneas, sin precios, con el transportista y el número de seguimiento.
4. Factura: la factura usa las mismas líneas y recibe su propio número de factura, con el número de pedido como referencia. Cómo elegir ese número se explica en número de factura: reglas y formatos.

El pago va por su lado: nada cobrado, anticipo pagado, pagado. Un cliente puede pagar un anticipo mientras el pedido se prepara, y un pedido puede estar entregado y sin cobrar. Meter las dos cosas en una sola columna de estado es lo que vuelve ilegible una hoja de pedidos. Para ver la cadena completa, desde que entra el pedido hasta la posventa, consulta qué es la gestión de pedidos.

Fixeets Orders es nuestra aplicación de gestión de pedidos que funciona con Google Sheets: tus clientes, productos y pedidos están en tu propia hoja de cálculo. El presupuesto no es un archivo aparte. Es la primera fase del pedido.

• Un pedido nuevo empieza como borrador. En cuanto abres su documento de presupuesto, pasa al estado Presupuesto.
• El documento de presupuesto toma el cliente de tu lista de clientes y las líneas del pedido: referencia, descripción, cantidad, precio unitario, descuento, tipo de impuesto e importe. Tiene un bloque de Condiciones (con la indicación «Validez de la oferta, condiciones de pago, plazo de entrega»), una página 2 opcional para tus condiciones generales, un espacio para el sello de tu empresa y una casilla de firma «Conforme y de acuerdo», para la fecha y la firma del cliente.
• Impuestos: en las opciones defines el IVA por defecto de las nuevas líneas y, si lo necesitas, el nombre del impuesto que sale en tus documentos.
• Guardar en Drive archiva el PDF del presupuesto en tu Google Drive y lo vincula al pedido. Enviar presupuesto prepara un correo con el enlace a ese PDF y lo abre en Gmail. No sale nada hasta que tú pulsas Enviar.
• La pestaña Presupuesto reúne todos tus presupuestos, cada uno con una etiqueta corta: Presupuesto por hacer, Pendiente de firma o Presupuesto firmado.
• Cuando el cliente acepta, «Recibir el presupuesto firmado» te pide el PDF firmado o una foto. El archivo se guarda en tu Drive, queda vinculado al pedido y el pedido pasa a En preparación. Si el acuerdo fue por teléfono, «Pasar a preparación» hace avanzar el pedido sin documento.
• Si modificas un presupuesto firmado, la aplicación te avisa antes: la firma dejará de corresponder.
• Desde el mismo pedido imprimes el albarán, registras el envío y creas la factura, con el siguiente número de tu formato de factura ya propuesto. El pago se sigue aparte: anticipo pagado y luego pagado.
• Si también usas Fixeets Inventory, puedes vincular los dos archivos. Al enviar el pedido, la aplicación muestra lo que va a salir del stock y lo descuenta de tu inventario cuando lo confirmas.

Lo que la aplicación no hace es perseguir a tus clientes por ti. No hay recordatorios automáticos: la pestaña Presupuesto muestra lo que está pendiente, y la llamada de seguimiento sigue siendo cosa tuya. Cómo montar las fases y las columnas se explica en cómo hacer el seguimiento de pedidos en Google Sheets. En el plan gratuito, los documentos llevan abajo una pequeña línea «Documento generado con Fixeets». Los límites de cada plan están en la página de precios.

• Un presupuesto fija un precio para un contenido concreto; una estimación puede cambiar; una factura pide el pago
• Cada presupuesto lleva número, fecha y validez
• Una línea por producto o servicio, con cantidad, precio unitario, IVA y total
• Forma de pago, anticipo y plazo de entrega van por escrito, no se sobreentienden
• El cliente firma con «conforme y de acuerdo», fecha y firma, y tú guardas la copia firmada
• Un presupuesto modificado es una nueva versión que necesita una nueva firma
• Se hace seguimiento antes de que venza la validez, y los perdidos se marcan como cancelados
• Cuando el cliente dice que sí, la misma ficha avanza en lugar de reescribirse