Comment faire un devis client (et le transformer en commande)

Les trois documents se ressemblent, et les clients mélangent souvent les mots. Ce qui les sépare, c'est la fermeté du prix et le moment où ils arrivent dans la vente.

Une estimation dit « environ 5 000 €, selon ce qu'on trouvera ». Un devis dit « 4 850 € HT pour ces quatre articles, valable jusqu'au 2 décembre ». Une fois signé par le client, le devis engage en principe les deux parties sur le prix et le contenu. La facture vient ensuite et demande le paiement. Elle a son propre numéro, dans sa propre série, distincte de celle des devis.

Si vous hésitez, posez-vous une question : pourriez-vous tenir ce prix si le client signait aujourd'hui ? Si la réponse est non, envoyez une estimation et écrivez-le clairement sur le document.

Un bon devis répond aux questions du client avant qu'il les pose : de qui vient-il, qu'est-ce que j'achète exactement, combien vais-je payer au total, et jusqu'à quand ?

• Qui : votre raison sociale, votre adresse, votre numéro SIRET et vos coordonnées, puis le nom et l'adresse du client, avec un interlocuteur si vous en avez un.
• Référence et date : un numéro de devis et sa date, pour que tout le monde parle de la même version.
• Quoi : une ligne par produit ou prestation, avec une référence, une désignation claire et une quantité. « Installation » est vague. « Installation sur site, une demi-journée, 4 postes » ne l'est pas.
• Prix : le prix unitaire HT, l'éventuelle remise et le montant de chaque ligne.
• TVA : le taux, le montant de TVA, puis les totaux HT et TTC.
• Validité : la date après laquelle le prix n'est plus garanti. Trente jours, c'est courant ; moins si les prix de vos fournisseurs bougent souvent.
• Conditions : conditions de paiement (acompte, solde, échéance), délai de livraison ou d'exécution, et ce dont le prix dépend. Précisez aussi si le devis est gratuit ou payant.
• Une place pour signer : nom du client, mention « bon pour accord », date et signature.

Un exemple de devis rempli

Voici ce que ça donne pour un petit revendeur informatique qui chiffre des postes de travail pour un client.

Devis CMD-2026-0142 · Établi le 2 novembre 2026 · Valable jusqu'au 2 décembre 2026

Émetteur : Rhône Informatique SAS, [email protected]

Client : TechVision Solutions SAS, 15 rue de l'Innovation, 69002 Lyon

Conditions : acompte de 30 % à la signature, solde à 30 jours après livraison. Livraison sous 10 jours ouvrés après réception du devis signé. Devis gratuit, prix valables jusqu'au 2 décembre 2026.

Bon pour accord : nom du client, date et signature.

Ce que dit la règle en France

Le devis n'est pas obligatoire pour toutes les ventes entre professionnels. Certains secteurs, surtout quand le client est un particulier, ont en revanche leurs propres règles sur le moment où le devis est dû et sur ce qu'il doit indiquer. Les mentions habituelles reprennent la liste ci-dessus : identité des deux parties, date, décompte détaillé, prix HT, TVA, total TTC, durée de validité. Les règles exactes dépendent de votre activité et de vos clients (professionnels ou particuliers) : votre expert-comptable ou votre organisation professionnelle peut vous dire ce qui s'applique. Cet article donne des repères, pas un conseil juridique.

Un devis ne sert que si vous pouvez montrer que le client l'a accepté. Un « c'est bon pour moi » au téléphone ne dit pas quelle version il a acceptée, ni à quel prix.

La preuve la plus simple, c'est le devis signé : le client écrit « bon pour accord », date, signe et vous le renvoie en scan, en PDF ou même en photo. Gardez cette copie signée avec la commande. Si une question se pose trois semaines plus tard sur le nombre d'écrans, elle se règle en une minute.

Deux habitudes évitent la plupart des désaccords :

• Devis modifié, nouvelle version. Si le client demande six postes au lieu de quatre après avoir signé, envoyez un devis mis à jour et faites-le signer à nouveau. La première signature couvrait la première version, pas la nouvelle.
• La date de validité bien en vue. Si le client signe après, vous restez libre de confirmer le prix ou de le revoir avant de vous engager.

Un e-mail de réponse qui cite le devis (« OK pour le devis CMD-2026-0142 ») a moins de poids, mais mérite quand même d'être gardé avec la commande.

La plupart des devis perdus ne sont pas refusés. Ils sont oubliés, des deux côtés. Le client a eu autre chose à faire, et personne chez vous n'a pensé à rappeler.

Une petite routine suffit :

• Tous les devis en cours dans une seule liste, avec la date d'envoi et la date de validité. Quand les devis sont éparpillés entre une boîte mail et un dossier de PDF, impossible de voir lesquels sont encore ouverts.
• Une relance quelques jours après l'envoi, tant que le sujet est frais, et une autre avant la fin de validité. Demander si quelque chose doit changer marche mieux qu'un simple « je me permets de revenir vers vous ».
• Clôturer les devis perdus. Passez un devis refusé ou expiré en « annulé » plutôt que de le supprimer. Vous gardez l'historique et vous voyez ensuite quels produits ou quels clients vous perdez le plus souvent.

C'est là que beaucoup de PME perdent du temps à chaque vente. Le devis est dans un fichier Word, la commande dans un tableur, le bon de livraison est retapé pour l'entrepôt, et la facture une quatrième fois pour la comptabilité. Chaque saisie est une occasion de se tromper de quantité ou de prix.

La solution : traiter le devis et la commande comme une seule fiche qui avance, et non quatre documents :

1. Devis : le client, les lignes et les prix sont saisis une fois.
2. Commande : quand le devis signé revient, la même fiche passe en préparation. Rien n'est recopié.
3. Livraison : le bon de livraison s'imprime à partir des mêmes lignes, sans les prix, avec le transporteur et le numéro de suivi.
4. Facture : la facture reprend les mêmes lignes et reçoit son propre numéro de facture, avec le numéro de commande en référence. Le choix de ce numéro est expliqué dans numérotation des factures : règles et formats.

Le paiement suit sa propre piste : rien de reçu, acompte versé, payé. Un client peut verser un acompte pendant que la commande est en préparation, et une commande peut être livrée sans être payée. Tout mettre dans une seule colonne de statut, c'est ce qui rend un tableau de commandes illisible. Pour la chaîne complète, de la prise de commande à l'après-vente, voir ce que couvre la gestion des commandes.

Fixeets Orders est notre application de gestion des commandes qui fonctionne avec Google Sheets : vos clients, vos produits et vos commandes sont dans votre propre classeur. Le devis n'y est pas un fichier à part. C'est la première étape de la commande.

• Une nouvelle commande commence en brouillon. Dès que vous ouvrez son document de devis, elle passe au statut Devis.
• Le document de devis reprend le client depuis votre liste de clients et les lignes depuis la commande : référence, désignation, quantité, prix unitaire, remise, taux de TVA et montant. Il comporte un bloc Conditions (avec l'indication « Validité de l'offre, conditions de paiement, délai de livraison »), une page 2 facultative pour vos conditions générales, un emplacement pour votre cachet et une case de signature « Bon pour accord », pour la date et la signature du client.
• TVA : dans les options, vous réglez le taux de TVA par défaut proposé sur les nouvelles lignes, et le nom de la taxe imprimé sur vos documents si vous voulez un autre mot.
• Enregistrer sur le Drive range le PDF du devis dans votre Google Drive et le rattache à la commande. Envoyer le devis prépare un e-mail avec le lien vers ce PDF et l'ouvre dans Gmail. Rien ne part tant que vous n'avez pas cliqué sur Envoyer.
• L'onglet Devis liste tous vos devis, chacun avec une étiquette courte : Devis à faire, En attente de signature ou Devis signé.
• Quand le client accepte, « Réceptionner le devis signé » vous demande le PDF signé ou une photo. Le fichier est enregistré sur votre Drive, rattaché à la commande, et la commande passe En préparation. Si l'accord s'est fait par téléphone, « Passer en préparation » fait avancer la commande sans document.
• Si vous modifiez un devis signé, l'application vous prévient d'abord : la signature ne correspondra plus.
• Depuis la même commande, vous imprimez le bon de livraison, enregistrez l'expédition et créez la facture, avec le numéro suivant de votre format de facture proposé. Le paiement se suit à part : acompte versé, puis payé.
• Si vous utilisez aussi Fixeets Inventory, vous pouvez relier les deux fichiers. À l'expédition, l'application montre ce qui va sortir du stock et le retire de votre inventaire une fois que vous avez confirmé.

Ce que l'application ne fait pas : relancer vos clients à votre place. Il n'y a pas de relance automatique : l'onglet Devis montre ce qui attend, et le coup de fil reste à vous. La mise en place des étapes et des colonnes est détaillée dans suivre ses commandes dans Google Sheets. Avec l'offre gratuite, les documents portent en bas une petite ligne « Document établi avec Fixeets ». Les limites de chaque offre sont sur la page Tarifs.

• Un devis fixe un prix pour un contenu précis ; une estimation peut changer ; une facture demande le paiement
• Chaque devis a un numéro, une date et une durée de validité
• Une ligne par produit ou prestation, avec quantité, prix unitaire HT, TVA et total TTC
• Conditions de paiement, acompte et délai de livraison sont écrits, pas sous-entendus
• Le client signe avec « bon pour accord », la date et sa signature, et vous gardez la copie signée
• Un devis modifié est une nouvelle version, à faire signer de nouveau
• On relance avant la fin de validité, et on passe les devis perdus en annulé
• Quand le client dit oui, la même fiche avance au lieu d'être retapée