Suivre ses commandes dans Google Sheets : la méthode

La plupart des équipes commencent de la même façon : un tableur avec une ligne par commande, un nom de client, un produit et un statut tapé librement. Ça tient les premières semaines. Puis plusieurs choses se dérèglent en même temps.

Les statuts dérivent. Une ligne dit « expédiée », une autre « envoyée », une troisième simplement « OK », et plus personne ne peut filtrer de façon fiable sur l'avancement réel d'une commande. Le stock et les commandes ne se parlent plus : un produit déjà épuisé est vendu, et personne ne s'en aperçoit avant que le client demande où en est son colis. Des numéros de facture se retrouvent en double ou sautent, parce que rien ne les génère de façon régulière. Et dès que plusieurs personnes saisissent des commandes, de petites différences de saisie s'accumulent jusqu'à donner un fichier auquel plus personne ne fait vraiment confiance.

Cela ne veut pas dire que l'équipe est désorganisée. Cela veut dire qu'il manque au fichier une structure qu'une simple liste n'a jamais été conçue pour apporter.

Un fichier de suivi des commandes qui fonctionne repose sur quelques briques régulières, qu'il soit construit à la main ou avec un outil par-dessus :

• Les clients : une liste à part, pour que chaque commande pointe vers une fiche client au lieu de retaper le même nom et les mêmes coordonnées à chaque fois
• Les produits : un catalogue dans lequel la commande puise, pour que les prix et les désignations restent identiques d'une commande à l'autre
• Les étapes de commande : une courte liste fixe de statuts, et non du texte libre, pour que les filtres et les chiffres fonctionnent vraiment
• Les transporteurs : qui livre la commande, suivi avec assez de rigueur pour répondre à « où en est-elle ? » sans fouiller
• Les numéros de commande et de facture : générés dans un format régulier, et non tapés à la main ligne par ligne

Réglez bien ces cinq points et le fichier tient même quand le nombre de commandes augmente. Oubliez-en un et il se dégrade comme le fait toujours une simple liste.

Chaque commande passe par un petit nombre d'étapes réelles, et les suivre de façon régulière est ce qui rend le fichier utile au-delà d'un simple historique :

1. Devis : la commande existe mais n'est pas encore confirmée (voir comment faire un devis client)
2. En préparation : confirmée, elle est en cours de préparation ou de fabrication
3. Expédiée : remise au transporteur
4. Livrée : réception confirmée par le client

Quatre étapes, appliquées de façon régulière, disent tout : ce qui est encore ouvert, ce qui va partir, et ce qui reste en préparation plus longtemps que prévu. Dès que les étapes deviennent du texte libre au lieu d'une liste fixe, cette visibilité disparaît, parce qu'un filtre ou un comptage ne peut pas fonctionner sur des formulations qui changent.

L'étape « expédiée » est aussi celle où un document part avec la marchandise : le bon de livraison et sa différence avec la facture explique ce qu'il faut y mettre et comment le destinataire le signe.

Pour une vue complète de ce que recouvre la gestion des commandes de bout en bout, Gestion des commandes : définition, étapes et suivi détaille le processus au-delà de la seule structure du fichier.

C'est là que la plupart des suivis de commandes sur tableur échouent sans bruit. Un fichier de commandes et un fichier de stock qui ne se parlent pas finiront par laisser quelqu'un vendre un produit qui n'est pas réellement disponible, puisque rien ne met le stock à jour quand une commande est passée.

La solution n'est pas un rapprochement manuel en fin de journée. C'est relier les deux directement, pour que la personne qui prépare une commande voie le stock réellement disponible, et que ce qui part sorte de ce même stock, sans synchronisation en différé ni traitement de nuit. C'est le vrai mécanisme qui évite la survente : pas un modèle de prévision ni une règle de stock tampon, simplement des commandes et un stock qui lisent le même chiffre.

Survente : comment l'éviter quand commandes et stock ne collent plus explique précisément d'où vient cet écart et ce qui se casse quand commandes et stock sont suivis dans deux fichiers séparés, sans lien entre eux.

Une fois que les commandes circulent dans des étapes définies, le point de rupture suivant, c'est la numérotation. Les numéros de commande et de facture doivent suivre un format généré automatiquement et ne jamais se répéter. En France, les factures doivent d'ailleurs suivre une numérotation chronologique et continue, sans trou. S'y ajoutent quelques réglages qui restent les mêmes pour toutes les commandes au lieu d'être décidés ligne par ligne :

• Un format de numéro de commande défini
• Un format de numéro de facture défini, distinct du numéro de commande (formats et exemples dans numérotation des factures : règles et formats)
• Un taux de TVA par défaut, appliqué de façon régulière au lieu d'être tapé à chaque ligne
• Le fait que la livraison s'applique ou non à une commande, et ce qu'elle ajoute au total

Fixez ces réglages une fois, et chaque commande suivante en hérite automatiquement, au lieu de dépendre de la mémoire de la personne qui saisit ce jour-là.

Dès que plus d'une personne touche au fichier des commandes, la gestion des accès n'est plus facultative. Le commercial doit pouvoir créer des commandes. La personne qui prépare les colis doit mettre à jour le statut sans toucher aux prix. Celle qui s'occupe de la facturation doit voir les totaux et la TVA sans forcément pouvoir modifier la liste des clients.

Un tableur partagé sans aucune gestion des droits donne à chacun le même accès à tout. À deux, c'est en général sans conséquence. Au-delà, cela devient un vrai risque.

Un fichier Google Sheets bien structuré peut porter une petite équipe très loin. Le moment où il cesse de fonctionner ne dépend pas seulement du nombre de commandes, mais du nombre de briques ci-dessus qui commencent à dériver : des statuts qui ne se ressemblent plus, une numérotation qui casse, un stock et des commandes qui ne correspondent plus.

Fixeets Order Management intègre cette structure directement dans Google Sheets au lieu de le remplacer : Clients, Produits et Commandes à travers les quatre étapes réelles, Transporteurs, Analyse, Partage et droits d'accès, ainsi qu'un panneau Options pour les formats de numéros de commande et de facture, la TVA par défaut et l'application ou non de la livraison. Il se relie au module Fixeets Inventory : le stock disponible s'affiche pendant qu'on prépare une commande, et les quantités expédiées sortent de l'inventaire au moment de l'expédition. Depuis une commande, l'app génère aussi le devis, le bon de livraison et la facture en PDF, rangés dans votre Google Drive. Les tarifs suivent la même structure qu'Inventory, avec un départ gratuit.

Pour être clair sur le périmètre actuel : Order Management ne propose pas encore de lecture de codes-barres, et les applications mobiles iOS et Android sont en cours de développement, pas encore disponibles. Si le travail de l'équipe dépend de l'un ou l'autre aujourd'hui, mieux vaut le savoir avant de changer quoi que ce soit.

Découvrez le module complet sur la page gestion des commandes, ou consultez directement les tarifs.

• Une simple liste de commandes lâche dès que les statuts dérivent, que le stock et les commandes ne se suivent plus et que les numéros de facture ne sont plus fiables
• Cinq briques font tenir un fichier de commandes quand le volume augmente : Clients, Produits, étapes de commande fixes, Transporteurs et une numérotation régulière des commandes et factures
• Les commandes passent par quatre étapes réelles : devis, en préparation, expédiée, livrée
• Relier directement les commandes au stock en temps réel, et non par synchronisation en différé, est ce qui évite vraiment la survente
• Le partage et les droits d'accès comptent dès que plus d'une personne touche au fichier
• Fixeets Order Management ajoute cette structure dans Google Sheets, avec un lien direct vers Fixeets Inventory, le devis, le bon de livraison et la facture en PDF dans Google Drive, sans lecture de codes-barres ni application mobile disponible pour l'instant

Google Sheets peut-il suffire pour suivre les commandes clients ? Oui, avec peu de commandes et une seule personne pour les gérer. Il lui faut une vraie structure, des étapes définies, une liste de clients et de produits et une numérotation régulière, sinon il se dégrade vite quand le volume ou l'équipe grandit.

Quels champs un fichier de suivi des commandes doit-il contenir au minimum ? Une référence client, une référence produit, une liste fixe d'étapes de commande, un champ transporteur et un numéro de commande généré de façon régulière plutôt que tapé à la main.

Par quelles étapes une commande doit-elle passer ? Devis, en préparation, expédiée et livrée. Garder cette liste courte et fixe est ce qui permet vraiment de filtrer et de suivre l'avancement des commandes.

Pourquoi la survente arrive-t-elle même avec un fichier de suivi des commandes ? Parce que le fichier des commandes et celui du stock ne sont pas reliés. Sans lien direct, le stock n'est mis à jour que lorsque quelqu'un pense à faire le rapprochement à la main, et des commandes peuvent être passées sur du stock déjà parti.

Relier commandes et stock demande-t-il une organisation par entrepôt ou multi-sites ? Non. Le lien avec le stock se fait au niveau du produit : chaque produit pointe vers l'article de stock qu'il utilise. Une affectation par emplacement ou par entrepôt est un réglage à part, plus avancé, qui n'est pas nécessaire pour relier simplement les commandes au stock.

La lecture de codes-barres est-elle disponible pour le suivi des commandes dans Fixeets ? Pas pour l'instant. Order Management ne propose pas de lecture de codes-barres à ce jour.

Peut-on gérer ses commandes depuis une application mobile ? Pas encore. Fixeets Order Management fonctionne aujourd'hui comme extension Google Sheets et application web, les applications iOS et Android étant encore en développement.

Comment Order Management est-il facturé par rapport à Inventory ? Un plan Standard gratuit permet de commencer, et le lien avec Fixeets Inventory y est inclus. Les limites à jour de chaque plan sont sur la page tarifs.