Le bon de livraison est le document qui voyage avec la marchandise. Il dit ce qui a été expédié, à qui et en quelle quantité, et la personne qui réceptionne la livraison le signe. Il ne porte en général aucun prix. Son rôle est de prouver ce qui est physiquement arrivé, pas de demander un paiement : ça, c'est le rôle de la facture.
Pour une petite entreprise qui expédie des commandes, le bon de livraison est souvent le document auquel personne ne pense jusqu'au jour où un client dit « on n'a reçu que quatre cartons ». Voici ce qu'il faut y mettre, ce qui le distingue de la facture, et ce qu'il faut faire au moment de la livraison.
À quoi sert le bon de livraison
Le bon de livraison remplit trois rôles :
- Il annonce au destinataire ce qu'il doit recevoir. Celui-ci peut compter les colis avant de signer.
- Il enregistre ce qui a vraiment été livré. Si 50 unités ont été commandées et 40 expédiées, le bon dit 40, et les 10 autres restent à livrer.
- Une fois signé, il prouve la livraison. Une signature, un nom et une date sur le bon règlent la plupart des « on ne l'a jamais reçu ».
Ce qu'il faut mettre sur un bon de livraison
Il n'y a pas de format unique, mais un bon de livraison utile répond à : qui, quoi, combien, et comment c'est arrivé.
- Le vendeur : raison sociale et coordonnées.
- Le client et l'adresse de livraison : elle peut différer de l'adresse de facturation, par exemple un chantier ou un second entrepôt.
- Le numéro et la date du bon de livraison.
- Le numéro de commande et la référence du client (son numéro de bon de commande), pour que son équipe de réception fasse le rapprochement.
- Les articles : votre référence, une désignation, la quantité commandée et la quantité livrée sur cet envoi. Si la livraison est partielle, indiquez le reste à livrer.
- Les colis et le poids : le nombre de cartons ou de palettes et le poids, ce que le destinataire et le transporteur vérifient en premier.
- Le transporteur et le numéro de suivi, s'il y a un transporteur, et les conditions de livraison convenues.
- Une zone de réserves : où le destinataire note les dégâts ou les manquants.
- La réception et la signature : nom, date et signature de la personne qui a reçu la marchandise.
Et ce qu'il vaut mieux ne pas y mettre : les prix. Un bon de livraison passe entre les mains de chauffeurs, de magasiniers et d'accueils. Ils doivent compter des colis, pas voir vos marges.
Bon de livraison, facture, bon de préparation : trois papiers, trois rôles
| Bon de livraison | Facture | Bon de préparation | |
|---|---|---|---|
| Rôle | Prouver ce qui a été livré | Demander le paiement | Dire quoi sortir des rayons |
| Prix | En général aucun | Oui, avec taxes et totaux | Aucun |
| Quand | Avec la marchandise, à la livraison | Quand la vente est facturée | Avant l'expédition, en interne |
| Signé | Oui, par le destinataire | Non | Non |
| Lu par | Transporteur, destinataire, votre entrepôt | Comptabilité du client, la vôtre | Votre préparateur |
La règle pratique : le bon de livraison et la facture doivent être d'accord sur les quantités. Si la livraison a été partielle, facturez ce qui a été livré, ou assurez-vous que le client sait ce que couvre la facture. Beaucoup de litiges de facturation dans les petites entreprises commencent par une facture de 50 alors que le bon de livraison signé dit 40.
La facture a ses propres règles de numérotation et de mentions. Le bon de livraison ne la remplace pas.
Les réserves à la livraison
La signature sur un bon de livraison veut dire « j'ai reçu ceci ». Le moment de signaler un problème, c'est donc avant de signer, ou sur le bon lui-même.
Les bons réflexes à la réception :
- Compter les colis par rapport au nombre indiqué sur le bon avant que le chauffeur reparte.
- Chercher les dégâts visibles : cartons écrasés, film déchiré, palette mouillée.
- Écrire des réserves précises sur le bon : « 2 cartons écrasés, 1 palette manquante », pas un vague « sous réserve de déballage ».
- Confirmer ensuite par écrit au transporteur, dans le délai qui s'applique à vous. Ce délai dépend du pays, du transporteur et du contrat : vérifiez-le une fois et ajoutez-le au texte habituel de votre bon.
Côté vendeur, une courte phrase sur le bon qui rappelle au destinataire de noter ses réserves à la livraison évite des litiges qui commencent une semaine plus tard.
De la commande au bon de livraison dans Google Sheets avec Fixeets Orders
Recopier la commande dans un modèle de bon de livraison, c'est là que les quantités et les références se trompent. Le bon doit partir de la commande elle-même.
Dans Fixeets, la gestion des commandes sur Google Sheets, clients, produits et commandes vivent dans un fichier Google Sheets de votre Drive. Depuis la fiche d'une commande, vous créez le bon de livraison en PDF : sans aucun prix, destiné au transporteur et au destinataire. Il indique l'adresse de livraison, les références des articles, la quantité commandée, la quantité livrée et le reste à livrer, le poids et le nombre de colis, une zone de réserves et une signature de réception. Ses mentions par défaut précisent que le bon est sans valeur commerciale et ne tient pas lieu de facture, et que toute réserve doit être portée sur le bon à la livraison puis confirmée par écrit au transporteur. Vous pouvez modifier ces mentions et ajouter votre logo. Le PDF est enregistré dans votre Google Drive, à côté du devis et de la facture de la commande.
Quand la livraison est activée dans les Options, vous envoyez ensuite la commande en livraison avec la date, le mode de livraison (un transporteur ou une livraison par vos soins) et le numéro de suivi, puis vous saisissez la livraison à son arrivée. Si des articles ne sont pas arrivés, vous les décochez et la livraison est enregistrée comme partielle. Les transporteurs peuvent avoir une grille tarifaire, et les frais de port se calculent alors pour chaque commande. Si vous utilisez aussi Fixeets Inventory, l'app propose de sortir du stock les quantités expédiées : c'est le lien expliqué dans comment éviter la survente quand commandes et stock ne concordent pas.
Pour tout le parcours d'une commande dans un tableur, du devis à la livraison, voyez suivre ses commandes dans Google Sheets, et pour la vue d'ensemble, ce qu'est la gestion des commandes. Les formules sont sur la page des tarifs.
Points clés
- Le bon de livraison accompagne la marchandise et prouve ce qui a été livré une fois signé par le destinataire
- Il indique le vendeur, le client, l'adresse de livraison, les références de commande et du client, les articles avec quantités commandées et livrées, les colis, le poids et le transporteur
- Il ne porte en général pas de prix ; c'est la facture qui demande le paiement
- Le bon de préparation, lui, reste en interne : il dit quoi sortir des rayons
- Bon de livraison et facture doivent concorder sur les quantités, surtout après une livraison partielle
- Les problèmes s'écrivent sur le bon à la livraison, puis se confirment au transporteur dans le délai qui s'applique à vous
- Fixeets Orders crée le bon de livraison en PDF depuis la commande, sans prix, enregistré dans votre Google Drive
FAQ
Qu'est-ce qu'un bon de livraison ? Un document qui accompagne un envoi et liste les marchandises livrées et leurs quantités. Le destinataire le signe à la livraison, ce qui en fait la preuve de ce qui est arrivé.
Un bon de livraison, est-ce la même chose qu'une facture ? Non. Le bon de livraison prouve la livraison et ne porte en général pas de prix. La facture demande le paiement et porte les prix, les taxes et les totaux. Les deux doivent concorder sur les quantités.
Faut-il mettre les prix sur le bon de livraison ? En général non. Il est manipulé par des chauffeurs et des réceptionnaires qui n'ont qu'à vérifier ce qui est arrivé. Les prix ont leur place sur le devis et la facture.
Quelle différence entre bon de livraison et bon de préparation ? Le bon de préparation est un document interne qui dit au préparateur quoi sortir des rayons. Le bon de livraison part avec la marchandise et se signe à la réception.
Que faire si la marchandise arrive abîmée ? Écrivez des réserves précises sur le bon avant de signer, comme le nombre de colis abîmés ou manquants, puis confirmez-les par écrit au transporteur dans le délai qui s'applique à vous.
Fixeets peut-il créer des bons de livraison à partir de commandes Google Sheets ? Oui. Depuis une commande dans Fixeets Orders, vous créez un bon de livraison en PDF sans prix, enregistré dans votre Google Drive à côté du devis et de la facture.
