Il DDT, il documento di trasporto che molti chiamano ancora «bolla», è il documento che viaggia con la merce. Dice cosa è stato spedito, a chi e in che quantità, e chi riceve la consegna lo firma. Il suo compito è provare cosa è arrivato fisicamente; per chiedere il pagamento c'è la fattura.
Per una piccola impresa che spedisce ordini, il DDT è spesso il documento a cui nessuno pensa finché un cliente non dice «abbiamo ricevuto solo quattro colli». Ecco cosa riportarci dal punto di vista pratico, in cosa si distingue dalla fattura e cosa fare al momento della consegna.
In Italia il DDT ha anche un ruolo fiscale: quali dati deve contenere e in quali casi è necessario dipende dalla normativa, da verificare con il vostro commercialista. Qui restiamo sul lato operativo.
A cosa serve il DDT
Il documento di trasporto svolge tre funzioni:
- Dice al destinatario cosa deve ricevere. Può contare i colli prima di firmare.
- Registra cosa è stato davvero consegnato. Se sono state ordinate 50 unità e ne sono partite 40, il DDT dice 40, e le altre 10 restano da consegnare.
- Una volta firmato, prova la consegna. Una firma, un nome e una data sul DDT chiudono la maggior parte dei «non ci è mai arrivato».
Cosa riportare in un DDT, dal lato pratico
Un DDT utile risponde a chi, cosa, quanto e come ha viaggiato:
- Il mittente: ragione sociale e recapiti.
- Il destinatario e il luogo di consegna: può essere diverso dalla sede di fatturazione, per esempio un cantiere o un secondo magazzino.
- Il numero e la data del documento.
- Il numero d'ordine e il riferimento del cliente (il suo numero d'ordine d'acquisto), così il suo magazzino fa subito il confronto.
- Gli articoli: il vostro codice, una descrizione, la quantità ordinata e la quantità consegnata con questa spedizione. Se la consegna è parziale, indicate cosa resta da consegnare.
- Colli e peso: il numero di colli o bancali e il peso, la prima cosa che controllano destinatario e vettore.
- Il vettore e il numero di tracciamento, se c'è un vettore, e le condizioni di consegna concordate.
- Uno spazio per le riserve: dove il destinatario annota danni o mancanze.
- Ricevuta e firma: nome, data e firma di chi riceve la merce.
E ciò che conviene lasciare fuori dalla copia per il vettore: i prezzi. Il DDT passa per le mani di autisti, magazzinieri e reception. Devono contare colli, non vedere i vostri margini.
DDT, fattura e lista di prelievo: tre documenti, tre ruoli
| DDT | Fattura | Lista di prelievo | |
|---|---|---|---|
| Ruolo | Provare cosa è stato consegnato | Chiedere il pagamento | Dire cosa prelevare dagli scaffali |
| Prezzi | Di solito no | Sì, con imposte e totali | No |
| Quando | Con la merce, alla consegna | Quando la vendita viene fatturata | Prima della spedizione, uso interno |
| Firmato | Sì, dal destinatario | No | No |
| Chi lo usa | Vettore, destinatario, il vostro magazzino | Amministrazione del cliente e la vostra | Chi prepara l'ordine |
La regola pratica: DDT e fattura devono coincidere sulle quantità. Se la consegna è stata parziale, fatturate ciò che è stato consegnato, oppure assicuratevi che il cliente sappia cosa copre la fattura. Molte discussioni sulla fatturazione nelle piccole imprese nascono da una fattura per 50 quando il DDT firmato dice 40.
La fattura ha le sue regole di numerazione e di contenuto. Il DDT non la sostituisce.
Le riserve alla consegna
La firma sul DDT significa «ho ricevuto questo». Il momento per segnalare un problema è quindi prima di firmare, o sul documento stesso.
Le buone abitudini alla ricezione:
- Contare i colli rispetto al numero indicato sul DDT prima che l'autista riparta.
- Cercare danni visibili: scatole schiacciate, film strappato, bancali bagnati.
- Scrivere riserve precise sul DDT: «2 colli schiacciati, manca 1 bancale», non un generico «con riserva».
- Confermarle poi per iscritto al vettore, entro il termine che vale nel vostro caso. Quel termine dipende dal vettore e dal contratto: verificatelo una volta e aggiungetelo al testo abituale del vostro documento.
Se siete voi a vendere, una breve frase sul DDT che ricordi al destinatario di annotare le riserve alla consegna evita discussioni che iniziano una settimana dopo.
Dall'ordine al documento di trasporto in Google Sheets con Fixeets Orders
Ricopiare l'ordine a mano in un modello di DDT è il punto in cui quantità e codici si sbagliano. Il documento deve nascere dall'ordine stesso.
In Fixeets, la gestione degli ordini su Google Sheets, clienti, prodotti e ordini stanno in un file Google Sheets del vostro Drive. Dalla scheda di un ordine create il documento di trasporto in PDF: senza prezzi, pensato per il vettore e il destinatario. Riporta il luogo di consegna, i codici degli articoli, la quantità ordinata, quella consegnata e il residuo, il peso e il numero di colli, uno spazio per le riserve e la firma di ricevuta. I suoi testi predefiniti indicano che il documento non ha valore commerciale e non sostituisce la fattura, e che ogni riserva va annotata sul documento alla consegna e confermata per iscritto al vettore. Potete modificare quei testi e aggiungere il vostro logo. Il PDF viene salvato nel vostro Google Drive, accanto al preventivo e alla fattura dell'ordine.
Quando la consegna è attivata nelle Opzioni, inviate poi l'ordine in consegna con la data, la modalità (un vettore o una consegna con mezzi propri) e il numero di tracciamento, e registrate la consegna quando arriva. Se alcuni articoli non sono arrivati, li deselezionate e la consegna risulta parziale. I vettori possono avere un listino, e le spese di spedizione si calcolano per ogni ordine. Se usate anche Fixeets Inventory, l'app propone di scaricare dal magazzino le quantità spedite: è il collegamento spiegato in come evitare l'overselling quando ordini e magazzino non coincidono.
Per tutto il percorso di un ordine in un foglio di calcolo, dal preventivo alla consegna, vedete come tracciare gli ordini in Google Sheets, e per il quadro generale, cos'è la gestione degli ordini. I piani sono nella pagina dei prezzi.
Punti chiave
- Il DDT accompagna la merce e prova cosa è stato consegnato una volta firmato dal destinatario
- Dal lato pratico riporta mittente, destinatario, luogo di consegna, riferimenti dell'ordine e del cliente, articoli con quantità ordinate e consegnate, colli, peso e vettore
- In Italia ha anche un ruolo fiscale: i requisiti esatti vanno verificati con il commercialista
- Di solito non porta prezzi; è la fattura che chiede il pagamento
- DDT e fattura devono coincidere sulle quantità, soprattutto dopo una consegna parziale
- I problemi si scrivono sul DDT alla consegna e si confermano al vettore entro il termine che vale nel vostro caso
- Fixeets Orders crea il documento di trasporto in PDF dall'ordine, senza prezzi, salvato nel vostro Google Drive
Domande frequenti
Cos'è il DDT? Il documento di trasporto: accompagna una spedizione ed elenca la merce consegnata e le quantità. Il destinatario lo firma alla consegna, e diventa così la prova di ciò che è arrivato.
Il DDT è la stessa cosa della fattura? No. Il DDT prova la consegna e di solito non riporta prezzi. La fattura chiede il pagamento e riporta prezzi, imposte e totali. I due devono coincidere sulle quantità.
Quali dati sono obbligatori nel DDT? Dipende dalla normativa fiscale italiana, che è meglio verificare con il vostro commercialista. Dal lato pratico, mittente, destinatario, data, numero, descrizione e quantità della merce sono ciò che serve a chi spedisce e a chi riceve.
Che differenza c'è tra DDT e lista di prelievo? La lista di prelievo è interna e dice a chi prepara l'ordine cosa prendere dagli scaffali. Il DDT parte con la merce e si firma alla ricezione.
Cosa fare se la merce arriva danneggiata? Scrivete riserve precise sul DDT prima di firmare, come il numero di colli danneggiati o mancanti, poi confermatele per iscritto al vettore entro il termine che vale nel vostro caso.
Fixeets può creare il DDT dagli ordini in Google Sheets? Sì. Da un ordine in Fixeets Orders create un documento di trasporto in PDF senza prezzi, salvato nel vostro Google Drive accanto al preventivo e alla fattura.
