El albarán es el documento que viaja con la mercancía. Indica qué se ha enviado, a quién y en qué cantidad, y la persona que recibe la entrega lo firma. Lo que demuestra es lo que ha llegado físicamente; para pedir el pago está la factura.
Para una pequeña empresa que envía pedidos, el albarán suele ser el documento en el que nadie piensa hasta el día en que un cliente dice «solo hemos recibido cuatro cajas». Esto es lo que hay que poner en él, lo que lo distingue de la factura y lo que conviene hacer en el momento de la entrega.
Para qué sirve un albarán
El albarán cumple tres funciones:
- Le dice al destinatario qué debe recibir. Puede contar los bultos antes de firmar.
- Deja constancia de lo que se ha entregado de verdad. Si se pidieron 50 unidades y se enviaron 40, el albarán dice 40, y las otras 10 quedan pendientes.
- Una vez firmado, prueba la entrega. Una firma, un nombre y una fecha en el albarán zanjan la mayoría de los «nunca nos llegó».
En el día a día se habla de albarán valorado, cuando incluye precios, y de albarán sin valorar, cuando solo lleva cantidades. Para el transportista y el almacén del cliente, el sin valorar suele bastar.
Qué poner en un albarán
No hay un formato único, pero un albarán útil responde a quién, qué, cuánto y cómo ha viajado:
- El vendedor: razón social y datos de contacto.
- El cliente y la dirección de entrega: puede ser distinta de la de facturación, por ejemplo una obra o un segundo almacén.
- El número y la fecha del albarán.
- El número de pedido y la referencia del cliente (su número de pedido de compra), para que su equipo de recepción lo cuadre.
- Los artículos: su referencia, una descripción, la cantidad pedida y la cantidad entregada en este envío. Si la entrega es parcial, indique lo que queda pendiente.
- Bultos y peso: el número de cajas o palés y el peso, que es lo primero que comprueban el destinatario y el transportista.
- El transportista y el número de seguimiento, si lo hay, y las condiciones de entrega acordadas.
- Un espacio para incidencias: donde el destinatario anota daños o faltas.
- Recepción y firma: nombre, fecha y firma de quien recibe la mercancía.
Y lo que mejor no poner en un albarán para el transportista: los precios. Pasa por las manos de conductores, mozos de almacén y recepcionistas. Necesitan contar bultos, no ver sus márgenes.
Albarán, factura y hoja de preparación: tres papeles, tres funciones
| Albarán | Factura | Hoja de preparación | |
|---|---|---|---|
| Función | Probar lo entregado | Pedir el pago | Decir qué sacar del almacén |
| Precios | Normalmente no | Sí, con impuestos y totales | No |
| Cuándo | Con la mercancía, en la entrega | Cuando se factura la venta | Antes del envío, uso interno |
| Firmado | Sí, por el destinatario | No | No |
| Lo usa | Transportista, destinatario, su almacén | Contabilidad del cliente y la suya | Su preparador de pedidos |
La regla práctica: albarán y factura deben coincidir en cantidades. Si la entrega fue parcial, facture lo entregado o asegúrese de que el cliente sabe qué cubre la factura. Muchas discusiones de facturación en pequeñas empresas empiezan con una factura de 50 cuando el albarán firmado dice 40.
La factura tiene sus propias reglas de numeración y contenido. El albarán no la sustituye.
Anotar incidencias en la entrega
La firma en un albarán significa «he recibido esto». Por eso el momento de señalar un problema es antes de firmar, o en el propio albarán.
Buenas costumbres al recibir mercancía:
- Contar los bultos frente al número del albarán antes de que el conductor se vaya.
- Buscar daños visibles: cajas aplastadas, film roto, palés mojados.
- Escribir incidencias concretas en el albarán: «2 cajas aplastadas, falta 1 palé», no un vago «pendiente de revisar».
- Confirmarlas después por escrito al transportista, dentro del plazo que le corresponda. Ese plazo depende del país, del transportista y del contrato: compruébelo una vez y añádalo al texto habitual de su albarán.
Si usted es quien vende, una frase corta en el albarán que recuerde al destinatario anotar las incidencias en la entrega le ahorra discusiones que empiezan una semana después.
Del pedido al albarán en Google Sheets con Fixeets Orders
Copiar el pedido a mano en una plantilla de albarán es donde se equivocan cantidades y referencias. El albarán debe salir del propio pedido.
En Fixeets, la gestión de pedidos en Google Sheets, clientes, productos y pedidos están en un archivo de Google Sheets de su Drive. Desde la ficha de un pedido crea el albarán de entrega en PDF: sin precios, pensado para el transportista y el destinatario. Muestra la dirección de entrega, las referencias de los artículos, la cantidad pedida, la entregada y la pendiente, el peso y el número de bultos, un espacio para incidencias y la firma de recepción. Sus textos por defecto indican que el albarán no tiene valor comercial y no sustituye a la factura, y que cualquier incidencia debe anotarse en el albarán en la entrega y confirmarse por escrito al transportista. Puede modificar esos textos y añadir su logotipo. El PDF se guarda en su Google Drive, junto al presupuesto y la factura del pedido.
Cuando la entrega está activada en Opciones, después envía el pedido a entrega con la fecha, el modo de entrega (un transportista o una entrega con medios propios) y el número de seguimiento, y registra la entrega cuando llega. Si algunos artículos no han llegado, los desmarca y la entrega queda registrada como parcial. Los transportistas pueden tener una tabla de tarifas, y entonces los portes se calculan en cada pedido. Si además usa Fixeets Inventory, la app le propone dar de baja del stock las cantidades enviadas: es el vínculo que explica cómo evitar la sobreventa cuando pedidos e inventario no cuadran.
Para todo el recorrido de un pedido en una hoja de cálculo, del presupuesto a la entrega, consulte cómo hacer el seguimiento de pedidos en Google Sheets, y para la visión de conjunto, qué es la gestión de pedidos. Los planes están en la página de precios.
Puntos clave
- El albarán acompaña a la mercancía y prueba lo entregado una vez firmado por el destinatario
- Indica vendedor, cliente, dirección de entrega, referencias del pedido y del cliente, artículos con cantidades pedidas y entregadas, bultos, peso y transportista
- El albarán sin valorar no lleva precios; es la factura la que pide el pago
- La hoja de preparación es interna: dice qué sacar del almacén
- Albarán y factura deben coincidir en cantidades, sobre todo tras una entrega parcial
- Las incidencias se escriben en el albarán en la entrega y se confirman al transportista dentro del plazo que corresponda
- Fixeets Orders crea el albarán en PDF desde el pedido, sin precios, guardado en su Google Drive
Preguntas frecuentes
¿Qué es un albarán? Un documento que acompaña a un envío y enumera la mercancía entregada y sus cantidades. El destinatario lo firma en la entrega, lo que lo convierte en la prueba de lo que ha llegado.
¿Es lo mismo un albarán que una factura? No. El albarán prueba la entrega y, sin valorar, no lleva precios. La factura pide el pago y lleva precios, impuestos y totales. Ambos deben coincidir en cantidades.
¿Debe llevar precios el albarán? Puede llevarlos (albarán valorado), pero el que viaja con la mercancía suele ir sin valorar: lo manejan conductores y personal de recepción, que solo necesitan comprobar lo que ha llegado.
¿Qué diferencia hay entre albarán y hoja de preparación? La hoja de preparación es interna y le dice al preparador qué sacar del almacén. El albarán sale con la mercancía y se firma en la recepción.
¿Qué hago si la mercancía llega dañada? Escriba incidencias concretas en el albarán antes de firmar, como el número de bultos dañados o que faltan, y confírmelas después por escrito al transportista dentro del plazo que le corresponda.
¿Puede Fixeets crear albaranes a partir de pedidos en Google Sheets? Sí. Desde un pedido en Fixeets Orders crea un albarán de entrega en PDF sin precios, que se guarda en su Google Drive junto al presupuesto y la factura.
