Control de alquiler de equipos en Google Sheets: el método

Así se monta una que aguante, y estos son los puntos exactos en los que empieza a fallar.

El error más común es una única pestaña grande en la que cada fila es un alquiler y cada columna un poco de todo. Es rápido al principio y un suplicio un mes después. Funcionan mejor cuatro pestañas:

• Equipos: una fila por tipo de equipo que alquila, con cuántas unidades tiene.
• Clientes: una fila por cliente, para no volver a escribir nunca un nombre, un teléfono o una dirección.
• Alquileres: una fila por alquiler: quién, desde cuándo hasta cuándo, su estado, el importe, el pago y la fianza.
• Líneas de alquiler: una fila por equipo dentro de un alquiler. Una empresa que se lleva dos plataformas elevadoras y un generador es un alquiler y dos líneas.

Separar Alquileres y Líneas de alquiler es lo que hace posibles, más adelante, las cantidades y las devoluciones parciales. También es como guardan esos mismos datos las aplicaciones de alquiler.

Pestaña Equipos

Pestaña Alquileres

Pestaña Líneas de alquiler

Tres reglas lo mantienen limpio:

1. Los estados salen de una lista desplegable, nunca de texto libre. Borrador, Reservado, Alquilado, Devuelto, Cancelado. Use la validación de datos de Google Sheets para que nadie escriba «fuera» o «en obra».
2. El pago y la fianza tienen columnas separadas. Pago: Pendiente, Anticipo pagado, Pagado. Fianza: Recibida, Devuelta, Retenida. Mezclarlos en una sola columna de «dinero» es como se olvidan las fianzas.
3. Los números de alquiler siguen un único formato. ALQ-0148, ALQ-0149, etc. Los citará por teléfono y en el contrato.

Es la pregunta a la que tiene que responder toda la hoja. En la pestaña Líneas de alquiler, después de las columnas anteriores, añada cuatro columnas de cálculo, las tres primeras traídas de la pestaña Alquileres con una búsqueda por número de alquiler:

• G: Inicio del alquiler
• H: Fin efectiva: la fin prevista, o la fecha de hoy si el alquiler sigue Alquilado y la fin prevista ya pasó
• I: Estado del alquiler
• J: Unidades fuera = Cantidad menos Cantidad devuelta

La fin efectiva es lo que mantiene honestos los retrasos. Si una plataforma debía volver ayer y sigue fuera, una fórmula basada en la fin prevista la cree libre. Con la fin efectiva, sigue bloqueada hasta que alguien registre la devolución. En H2, con la fin prevista traída a una celda (o calculada dentro de la fórmula), la lógica es: =IF(AND(I2="Alquilado"; FinPrevista<TODAY()); TODAY(); FinPrevista).

Después, en la pestaña Equipos o en una pequeña pestaña «Disponibilidad», con la referencia del equipo en A2 y la fecha que quiere comprobar en B1, las unidades ocupadas ese día son:

=SUMIFS(Lineas!J:J; Lineas!B:B; A2; Lineas!G:G; "<="&B1; Lineas!H:H; ">="&B1; Lineas!I:I; "<>Borrador"; Lineas!I:I; "<>Cancelado")

Las unidades libres en esa fecha son las unidades propias menos ese resultado. Una línea devuelta por completo tiene cero unidades fuera, así que los alquileres devueltos salen del cálculo solos. Google Sheets entiende los nombres de funciones en inglés; según la configuración regional del archivo, puede mostrarlos en español (SUMAR.SI.CONJUNTO, SI, Y, HOY) y el separador es el punto y coma o la coma.

Los borradores se excluyen a propósito: un presupuesto que el cliente no ha confirmado no debería bloquear el equipo, o la hoja se llena de «quizás».

Por qué las dobles reservas se cuelan igualmente

Incluso con la fórmula, la hoja solo responde cuando alguien le pregunta. En la práctica fallan tres cosas:

• Un alquiler abarca varios días y la fórmula comprueba uno. Para reservar de miércoles a viernes necesita la disponibilidad más baja de los tres días, no solo la del miércoles.
• Dos personas reservan a la vez. Las dos ven una plataforma libre y las dos la prometen. La hoja no frena la segunda reserva.
• Nadie hace la comprobación. En una mañana con prisas, la reserva se apunta primero y la comprobación llega después, si llega.

No es motivo para abandonar la hoja de cálculo. Es motivo para saber exactamente de qué le protege y de qué no.

La devolución es donde la hoja exige más disciplina.

• Devolución parcial. La constructora devuelve tres de cinco andamios móviles el viernes. Ponga 3 en Cantidad devuelta en esa línea y deje el alquiler como Alquilado. Cambie el estado a Devuelto solo cuando todas las líneas hayan vuelto por completo.
• Retraso. Con la fin efectiva, un alquiler vencido mantiene sus unidades bloqueadas. Añada un formato condicional que ponga la fila en rojo cuando el estado sea Alquilado y la fin prevista sea anterior a hoy: los retrasos destacan sin buscarlos.
• Daños. Rellene el Estado a la devolución en cada línea (Nuevo, Muy buen estado, Buen estado, Estado regular, Dañado). Cuando algo vuelve dañado, ponga la fianza en Retenida si se queda una parte, y anote la reparación en su control de mantenimiento. El artículo sobre cómo controlar el mantenimiento de equipos en Google Sheets muestra cómo estructurar esa parte.

El mismo método sirve, por cierto, para los pedidos de clientes: cómo hacer el seguimiento de pedidos en Google Sheets se apoya en la misma lógica de etapas fijas y pestañas de referencia separadas. Y choca con el mismo límite: la estructura aguanta, pero cada comprobación depende de que alguien se acuerde de hacerla.

Suele notarse cuando:

• más de una persona toma reservas,
• alquila cantidades (diez generadores, cuarenta vallas) en lugar de piezas únicas,
• las fianzas se acumulan y nadie sabe ya cuáles siguen retenidas,
• quiere la tasa de utilización o la facturación por equipo sin montar una tabla dinámica cada mes.

Si su parque es sobre todo sillas, mesas y carpas, el alquiler de mobiliario para eventos sin dobles reservas muestra cómo las cantidades cambian la organización de un fin de semana fuerte.

En ese momento puede quedarse con el mismo archivo de Google Sheets y añadir los controles encima. Fixeets Rental crea en su Drive un archivo de Google Sheets con exactamente estas pestañas (Clientes, Material, Alquileres, Líneas de alquiler) y hace las comprobaciones por usted. Al crear un alquiler, comprueba la cantidad disponible en esas fechas y le avisa si no basta. Los borradores no bloquean el material, y una devolución con retraso lo mantiene no disponible hasta que vuelve. La salida y la devolución registran el estado, las devoluciones pueden ser parciales, el pago y la fianza tienen cada uno su estado, y el contrato de alquiler se genera en PDF en su Drive.

La planificación muestra una línea de tiempo y un calendario con las salidas y devoluciones del día, y señala los días en que un equipo está completo o sobrerreservado. El análisis cubre la tasa de utilización, el material inactivo, la facturación, lo pendiente de cobro y las devoluciones a tiempo. Se trabaja desde el panel lateral de Google Sheets o desde la aplicación web, en el ordenador o en el navegador del móvil.

Lo que no hace: reservas ni pagos online de sus clientes, ni planificación de entregas. Si todavía duda entre una hoja de cálculo y una herramienta dedicada, qué debe hacer un software de alquiler de equipos repasa las opciones. Los planes están en la página de precios.

• Divida el archivo en cuatro pestañas: Equipos, Clientes, Alquileres y Líneas de alquiler, con una fila por equipo alquilado
• Listas desplegables para los estados, y columnas separadas para el pago y la fianza
• Una fórmula SUMIFS (SUMAR.SI.CONJUNTO) sobre las líneas de alquiler da las unidades ocupadas en una fecha
• Los borradores no deben bloquear el equipo; los retrasos sí, gracias a una fecha de «fin efectiva»
• Una devolución parcial se gestiona con una columna Cantidad devuelta, no con un cambio de estado
• La hoja no puede impedir que dos personas reserven la misma unidad ni comprobar sola un periodo de varios días
• Fixeets Rental mantiene la misma estructura de Google Sheets y añade la comprobación de disponibilidad, los contratos, la planificación y el análisis

¿Cómo llevar el control de alquiler de equipos en Google Sheets? Cree cuatro pestañas (Equipos, Clientes, Alquileres, Líneas de alquiler), mantenga una fila por equipo alquilado, use listas desplegables para los estados y añada una fórmula SUMAR.SI.CONJUNTO que cuente las unidades ocupadas en una fecha. Las unidades libres son las unidades propias menos ese total.

¿Qué columnas debe tener una hoja de control de alquileres? Como mínimo: número de alquiler, cliente, fecha de inicio, fecha de fin prevista, estado, importe, estado del pago, fianza y estado de la fianza en el alquiler, y equipo, cantidad, cantidad devuelta y estado a la salida y a la devolución en cada línea.

¿Cómo evitar las dobles reservas en una hoja de cálculo? Compruebe la disponibilidad de cada día del periodo pedido antes de confirmar, cuente los alquileres reservados y alquilados pero no los borradores, y deje que los alquileres con retraso sigan bloqueando sus unidades. Una hoja no puede imponerlo cuando dos personas reservan a la vez: es la razón principal por la que los equipos pasan a una app de alquiler.

¿Cómo se gestiona una devolución parcial? Anote la cantidad devuelta en la línea de alquiler y deje el alquiler abierto. Márquelo como Devuelto solo cuando todas las líneas hayan vuelto por completo.

¿Hay una plantilla de control de alquileres para descargar? No ofrecemos un archivo de plantilla. Las tablas de arriba muestran las columnas que hay que crear, y Fixeets Rental genera un archivo de Google Sheets ya estructurado en su propio Drive al empezar.

¿Fixeets Rental sustituye mi archivo de Google Sheets? No. Sus datos siguen en un archivo de Google Sheets de su Drive. Fixeets añade encima la comprobación de disponibilidad, los contratos, la planificación y el análisis.