Tracciare i noleggi di attrezzature in Google Sheets: il metodo

Ecco come impostarne uno che regga, e i punti esatti in cui comincia a cedere.

L'errore più comune è un'unica grande scheda in cui ogni riga è un noleggio e ogni colonna un po' di tutto. Si parte in fretta e dopo un mese è una fatica. Funzionano meglio quattro schede:

• Attrezzature: una riga per tipo di attrezzatura che noleggiate, con quante unità possedete.
• Clienti: una riga per cliente, per non ribattere mai un nome, un telefono o un indirizzo.
• Noleggi: una riga per noleggio: chi, da quando a quando, lo stato, l'importo, il pagamento e la cauzione.
• Righe di noleggio: una riga per attrezzatura dentro un noleggio. Un'impresa che prende due piattaforme e un generatore è un noleggio e due righe.

La separazione tra Noleggi e Righe di noleggio è ciò che rende possibili, più avanti, le quantità e i rientri parziali. È anche il modo in cui le app di noleggio salvano questi stessi dati.

Scheda Attrezzature

Scheda Noleggi

Scheda Righe di noleggio

Tre regole tengono tutto in ordine:

1. Gli stati arrivano da un menu a tendina, mai da testo libero. Bozza, Prenotato, Noleggiato, Restituito, Annullato. Usate la convalida dei dati di Google Sheets così nessuno scrive «fuori» o «in cantiere».
2. Pagamento e cauzione hanno colonne separate. Pagamento: In attesa, Acconto versato, Pagato. Cauzione: Ricevuta, Restituita, Trattenuta. Mescolarli in un'unica colonna «soldi» è il modo in cui le cauzioni si dimenticano.
3. I numeri di noleggio seguono un solo formato. NOL-0148, NOL-0149 e così via. Li citerete al telefono e sul contratto.

È la domanda a cui deve rispondere tutto il foglio. Nella scheda Righe di noleggio, dopo le colonne sopra, aggiungete quattro colonne di calcolo, le prime tre riprese dalla scheda Noleggi con una ricerca sul numero di noleggio:

• G: Inizio del noleggio
• H: Fine effettiva: la fine prevista, oppure la data di oggi se il noleggio è ancora Noleggiato e la fine prevista è passata
• I: Stato del noleggio
• J: Unità fuori = Quantità meno Quantità rientrata

La fine effettiva è ciò che tiene onesti i ritardi. Se una piattaforma doveva rientrare ieri ed è ancora fuori, una formula basata sulla fine prevista la crede libera. Con la fine effettiva resta bloccata finché qualcuno non registra il rientro. In H2, con la fine prevista ripresa in una cella (o calcolata nella formula), la logica è: =IF(AND(I2="Noleggiato"; FinePrevista<TODAY()); TODAY(); FinePrevista).

Poi, nella scheda Attrezzature o in una piccola scheda «Disponibilità», con il codice dell'attrezzatura in A2 e la data da verificare in B1, le unità occupate quel giorno sono:

=SUMIFS(Righe!J:J; Righe!B:B; A2; Righe!G:G; "<="&B1; Righe!H:H; ">="&B1; Righe!I:I; "<>Bozza"; Righe!I:I; "<>Annullato")

Le unità libere in quella data sono le unità possedute meno questo risultato. Una riga rientrata per intero ha zero unità fuori, quindi i noleggi restituiti escono dal calcolo da soli. Google Sheets capisce i nomi delle funzioni in inglese; a seconda delle impostazioni locali del file, può mostrarli in italiano (SOMMA.PIÙ.SE, SE, E, OGGI) e il separatore è il punto e virgola o la virgola.

Le bozze sono escluse apposta: un preventivo che il cliente non ha confermato non deve bloccare l'attrezzatura, altrimenti il foglio si riempie di «forse».

Perché le doppie prenotazioni passano lo stesso

Anche con la formula, il foglio risponde solo quando qualcuno glielo chiede. In pratica succedono tre cose:

• Un noleggio copre più giorni, la formula ne controlla uno. Per prenotare da mercoledì a venerdì serve la disponibilità più bassa dei tre giorni, non solo quella del mercoledì.
• Due persone prenotano nello stesso momento. Entrambe vedono una piattaforma libera, entrambe la promettono. Il foglio non ferma la seconda prenotazione.
• Nessuno fa il controllo. In una mattina piena, la prenotazione si inserisce prima e il controllo arriva dopo, se arriva.

Non è un motivo per abbandonare il foglio di calcolo. È un motivo per sapere esattamente da cosa vi protegge e da cosa no.

Il rientro è il momento in cui il foglio chiede più disciplina.

• Rientro parziale. L'impresa riporta tre trabattelli su cinque il venerdì. Mettete 3 in Quantità rientrata su quella riga e lasciate il noleggio come Noleggiato. Passate lo stato a Restituito solo quando ogni riga è rientrata per intero.
• Ritardo. Con la fine effettiva, un noleggio scaduto tiene bloccate le sue unità. Aggiungete una formattazione condizionale che colori di rosso la riga quando lo stato è Noleggiato e la fine prevista è passata: i ritardi risaltano senza cercarli.
• Danni. Compilate lo Stato al rientro su ogni riga (Nuovo, Ottimo stato, Buono stato, Stato discreto, Danneggiato). Quando qualcosa rientra danneggiato, mettete la cauzione su Trattenuta se ne trattenete una parte, e annotate la riparazione nel registro di manutenzione. L'articolo su come tracciare la manutenzione delle attrezzature in Google Sheets mostra come strutturare quella parte.

Lo stesso metodo funziona, tra l'altro, per gli ordini dei clienti: come tracciare gli ordini in Google Sheets si basa sulla stessa logica di fasi fisse e schede di riferimento separate. E si scontra con lo stesso limite: la struttura regge, ma ogni controllo dipende da qualcuno che si ricordi di farlo.

Di solito lo si sente quando:

• più di una persona prende le prenotazioni,
• noleggiate quantità (dieci generatori, quaranta transenne) invece di pezzi unici,
• le cauzioni si accumulano e nessuno sa più quali sono ancora trattenute,
• volete il tasso di utilizzo o il fatturato per attrezzatura senza rifare una tabella pivot ogni mese.

Se il vostro parco è fatto soprattutto di sedie, tavoli e gazebo, il noleggio di attrezzature per eventi senza doppie prenotazioni mostra come le quantità cambiano l'organizzazione di un weekend pieno.

A quel punto potete tenere lo stesso file Google Sheets e aggiungere i controlli sopra. Fixeets Rental crea nel vostro Drive un file Google Sheets con esattamente queste schede (Clienti, Materiale, Noleggi, Righe di noleggio) e fa i controlli al posto vostro. Quando create un noleggio, verifica la quantità disponibile in quelle date e vi avvisa se non basta. Le bozze non bloccano l'attrezzatura, e un rientro in ritardo la mantiene non disponibile finché non torna. Uscita e rientro registrano lo stato, i rientri possono essere parziali, pagamento e cauzione hanno ciascuno il proprio stato, e il contratto di noleggio viene generato in PDF nel vostro Drive.

La pianificazione mostra una timeline e un calendario con le partenze e i rientri del giorno, e segnala i giorni in cui un'attrezzatura è al completo o sovraprenotata. Le analisi coprono tasso di utilizzo, materiale fermo, fatturato, importi da incassare e rientri puntuali. Si lavora dal pannello laterale di Google Sheets o dall'applicazione web, sul computer o nel browser del telefono.

Cosa non fa: prenotazioni o pagamenti online da parte dei clienti, né la pianificazione delle consegne. Se siete ancora indecisi tra un foglio di calcolo e uno strumento dedicato, cosa deve saper fare un gestionale per il noleggio di attrezzature passa in rassegna le opzioni. I piani sono nella pagina dei prezzi.

• Dividete il file in quattro schede: Attrezzature, Clienti, Noleggi e Righe di noleggio, con una riga per attrezzatura noleggiata
• Menu a tendina per gli stati, e colonne separate per pagamento e cauzione
• Una formula SUMIFS (SOMMA.PIÙ.SE) sulle righe di noleggio dà le unità occupate in una data
• Le bozze non devono bloccare l'attrezzatura; i ritardi sì, grazie a una data di «fine effettiva»
• Un rientro parziale si gestisce con una colonna Quantità rientrata, non con un cambio di stato
• Il foglio non può impedire a due persone di prenotare la stessa unità né controllare da solo un periodo di più giorni
• Fixeets Rental mantiene la stessa struttura Google Sheets e aggiunge la verifica delle disponibilità, i contratti, la pianificazione e le analisi

Come tracciare i noleggi di attrezzature in Google Sheets? Create quattro schede (Attrezzature, Clienti, Noleggi, Righe di noleggio), tenete una riga per attrezzatura noleggiata, usate menu a tendina per gli stati e aggiungete una formula SOMMA.PIÙ.SE che conti le unità occupate in una data. Le unità libere sono le unità possedute meno quel totale.

Quali colonne servono in un foglio per tracciare i noleggi? Come minimo: numero di noleggio, cliente, data di inizio, data di fine prevista, stato, importo, stato del pagamento, cauzione e stato della cauzione sul noleggio, poi attrezzatura, quantità, quantità rientrata e stato all'uscita e al rientro su ogni riga.

Come evitare le doppie prenotazioni in un foglio di calcolo? Verificate la disponibilità per ogni giorno del periodo richiesto prima di confermare, contate i noleggi prenotati e in corso ma non le bozze, e lasciate che i noleggi in ritardo blocchino le loro unità. Un foglio non può imporlo quando due persone prenotano insieme: è il motivo principale per cui i team passano a un'app di noleggio.

Come si gestisce un rientro parziale? Registrate la quantità rientrata sulla riga di noleggio e lasciate il noleggio aperto. Segnatelo come Restituito solo quando ogni riga è rientrata per intero.

Esiste un modello di foglio per i noleggi da scaricare? Non offriamo un file modello. Le tabelle sopra mostrano le colonne da creare, e Fixeets Rental genera un file Google Sheets già strutturato nel vostro Drive quando iniziate.

Fixeets Rental sostituisce il mio file Google Sheets? No. I vostri dati restano in un file Google Sheets del vostro Drive. Fixeets aggiunge sopra la verifica delle disponibilità, i contratti, la pianificazione e le analisi.