Un contratto di noleggio attrezzature dice chi noleggia cosa, per quanto tempo, a quale prezzo, e chi paga quando il materiale torna in ritardo, danneggiato o non torna affatto. Per una piccola impresa di noleggio è anche l'unico documento da mostrare quando un cliente contesta la trattenuta della cauzione. Un buon contratto sta in due pagine, usa sempre le stesse formule e si compila dalla prenotazione invece di essere ribattuto.
Una precisazione prima della checklist: sono consigli pratici presi dal lavoro quotidiano dei noleggiatori, non una consulenza legale. Le regole cambiano in base all'attrezzatura e al fatto che il cliente sia un'impresa o un privato (con un consumatore, il Codice del consumo limita alcune clausole). Fate rivedere una volta le vostre condizioni generali di noleggio da un avvocato, poi riutilizzatele in ogni contratto.
Cosa deve dire un contratto di noleggio attrezzature
Quasi tutte le contestazioni si riducono a quattro domande: cosa è stato consegnato esattamente, in che stato, fino a quando, e cosa copre la cauzione. Un contratto che risponde chiaramente a queste quattro domande evita la maggior parte delle discussioni.
In pratica, un contratto di noleggio completo comprende:
- Le parti: il noleggiatore e il locatario, con i recapiti e, per un privato, il documento d'identità verificato
- L'attrezzatura: ogni articolo con il suo codice o numero di serie, e gli accessori
- La durata: data di inizio, data di restituzione prevista e numero di giorni fatturati
- Il prezzo: tariffa giornaliera, importo per riga, IVA e totale
- La cauzione: importo, forma e casi in cui può essere trattenuta
- L'assicurazione e la responsabilità durante il noleggio
- Lo stato alla consegna e alla restituzione
- Il ritardo nella restituzione e quanto costa
- Le condizioni generali di noleggio, su una pagina a parte
- Le firme di entrambe le parti
Le parti, l'attrezzatura e la durata fatturata
Le parti. Indicate la ragione sociale della vostra impresa, l'indirizzo, la partita IVA, il telefono e l'e-mail, poi gli stessi dati del locatario. Se il cliente è un'azienda, conta la società più della persona che ritira il materiale. Se è un privato, molti noleggiatori annotano che il documento d'identità è stato verificato invece di conservarne una copia che non serve.
L'attrezzatura. Una riga per articolo, con il vostro codice interno e, per tutto ciò che ha valore, il numero di serie. «Betoniera» non basta quando ne avete tre. «BT-16, betoniera, matricola 4471» sì. Elencate anche gli accessori: caricabatterie, dischi, tubi, chiavi. Gli accessori non annotati sono quelli che nessuno ricorda alla restituzione.
La durata e il prezzo. Indicate la data di inizio, la data di restituzione prevista e quanti giorni vengono fatturati. Poi spiegate come si conta un giorno. Se un cliente ritira il venerdì alle 16 e riporta il lunedì alle 9, sono due giorni, tre o una tariffa weekend? Qualunque sia la vostra regola, scrivetela, così la fattura corrisponde al contratto.
| Attrezzatura | Tariffa giornaliera IVA esclusa | Giorni | Importo IVA esclusa |
|---|---|---|---|
| BT-16 betoniera | 40 € | 3 | 120 € |
| GE-06 generatore | 55 € | 3 | 165 € |
| Totale IVA esclusa | 285 € | ||
| Cauzione | 500 € |
Cauzione, assicurazione e responsabilità del locatario
La cauzione. Indicate l'importo, la forma (preautorizzazione su carta, bonifico, contanti) e quando viene restituita. Poi dite quando può essere trattenuta, con una frase che non lasci dubbi: «La cauzione potrà essere trattenuta in caso di danno, perdita o furto.» Se una riparazione può costare più della cauzione, precisate come viene fatturata la differenza.
La responsabilità. La clausola abituale è breve: «Il materiale noleggiato resta sotto la piena responsabilità del locatario per tutta la durata del noleggio.» Aggiungete le regole d'uso che contano per la vostra attrezzatura: chi può usarla, dove, e il divieto di subnoleggiarla o prestarla.
L'assicurazione. Scegliete tra due modelli. O il locatario dichiara che la sua assicurazione copre l'uso dell'attrezzatura, o voi offrite una copertura danni a pagamento. Scrivete quale vale su ogni contratto: «pensavo di essere coperto» è una risposta frequente dopo un incidente.
Stato alla consegna e alla restituzione
È la parte più discussa, quindi restate sui fatti. Alla consegna annotate lo stato di ogni articolo: un graffio sul fianco sinistro, il contaore a 1.240 ore, il pieno fatto. Scattate qualche foto datata, sempre dalle stesse angolazioni. Poi fate riconoscere lo stato al locatario: «Il locatario riconosce di aver ricevuto il materiale nello stato sopra indicato.»
Alla restituzione ripetete la stessa checklist, se possibile con la stessa persona:
- Danni visibili, fotografati dalle stesse angolazioni della consegna
- Lettura del contaore
- Livello di carburante o di batteria
- Accessori contati rispetto al contratto
- Pulizia, se la fatturate
Annotate lo stato alla restituzione sul noleggio e decidete subito sulla cauzione. Una cauzione decisa una settimana dopo è una cauzione contestata. Se una macchina torna con un guasto, deve finire direttamente nel suo registro di manutenzione: uno storico della manutenzione tenuto bene vi dice se il guasto è nuovo o se si sta preparando da diversi noleggi. Se pianificate gli interventi in uno strumento di gestione della manutenzione come Fixeets Maintenance, registrate il guasto il giorno stesso del rientro. Prima che la macchina riparta, un ordine di lavoro di manutenzione dice al tecnico cosa controllare, e la manutenzione delle attrezzature in Google Sheets spiega come tenere in un unico posto le scadenze di ogni macchina.
Ritardo nella restituzione e condizioni generali di noleggio
Il ritardo. Basta una riga: «Ogni ritardo nella restituzione potrà essere fatturato alla tariffa giornaliera in vigore.» Aggiungete come il locatario può prolungare il noleggio (una telefonata prima della data di restituzione prevista, per esempio) e il luogo e l'orario di restituzione.
Le condizioni generali di noleggio. Tenete corta la prima pagina e mettete le regole più lunghe in una pagina di condizioni generali allegata a ogni contratto: pagamento, disdetta, cosa fare se l'attrezzatura si guasta durante il noleggio (chiamarvi, nessuna riparazione senza il vostro consenso) e foro competente. Il contratto è redatto in due esemplari e firmato da entrambe le parti; per le clausole più gravose verso il cliente, il Codice civile chiede una doppia firma specifica, da verificare con il vostro avvocato.
Fare il contratto dalla prenotazione, senza ribatterlo
Il punto debole della maggior parte dei contratti di noleggio non è la redazione. È la ribattitura. Il cliente, l'attrezzatura e le date sono già in un'agenda o in un foglio di calcolo, e vengono copiati a mano in un modello Word. È lì che si infilano la matricola sbagliata, la data di restituzione sbagliata o il vecchio importo della cauzione.
Fixeets Rental, la nostra app di gestione del noleggio attrezzature che funziona con Google Sheets, costruisce il contratto a partire dal noleggio stesso. Create il noleggio con il controllo di disponibilità di ogni attrezzatura, e il contratto PDF si compila da solo:
- I dati del noleggiatore e del locatario, con il documento d'identità verificato
- Ogni attrezzatura con lo stato alla consegna, le date del noleggio e i giorni fatturati
- L'importo per riga, il totale e la cauzione
- Clausole da attivare o meno: trattenuta della cauzione, stato alla consegna riconosciuto, responsabilità del locatario, ritardo nella restituzione, assicurazione del locatario, «Letto e approvato»
- Una pagina dedicata alle vostre condizioni generali di noleggio, il vostro logo e timbro, e gli spazi per la firma di entrambe le parti
Il PDF viene salvato sul vostro Google Drive. Alla restituzione annotate lo stato di ogni attrezzatura, e la cauzione risulta ricevuta, restituita o trattenuta. Potete iniziare con il piano gratuito; limiti e piani a pagamento sono nella pagina dei prezzi.
Checklist del contratto di noleggio attrezzature
Prima della firma, verificate che il contratto indichi:
- La vostra impresa e il locatario, con i recapiti e il documento d'identità verificato
- Ogni attrezzatura con codice, matricola e accessori
- La data di inizio, la data di restituzione prevista e il numero di giorni fatturati
- La tariffa giornaliera, l'importo per riga, l'IVA e il totale
- L'importo della cauzione, la sua forma e i casi in cui può essere trattenuta
- L'assicurazione: quella del locatario o la vostra copertura danni
- La responsabilità del locatario e le regole d'uso
- Lo stato alla consegna, riconosciuto dal locatario
- Il costo di un ritardo e come prolungare il noleggio
- Le vostre condizioni generali di noleggio, allegate al contratto
- Le firme e le date di entrambe le parti
