Un contrato de alquiler de maquinaria dice quién alquila qué, durante cuánto tiempo, a qué precio, y quién paga cuando el equipo vuelve tarde, dañado o no vuelve. Para una pequeña empresa de alquiler, también es el único documento que puede enseñar cuando un cliente discute la retención de una fianza. Un buen contrato cabe en dos páginas, usa siempre las mismas frases y se rellena desde la reserva en lugar de volver a teclearlo.
Una aclaración antes de la lista: son consejos prácticos sacados del día a día de las empresas de alquiler, no asesoramiento jurídico. Las reglas cambian según el tipo de maquinaria y según si el arrendatario es una empresa o un particular (con un consumidor, la normativa de consumo limita algunas cláusulas). Pida a un abogado que revise una vez sus condiciones generales de alquiler y después reutilícelas en cada contrato.
Qué debe decir un contrato de alquiler de maquinaria
Casi todas las discusiones se reducen a cuatro preguntas: qué se entregó exactamente, en qué estado, hasta cuándo y qué cubre la fianza. Un contrato que responde con claridad a esas cuatro preguntas evita la mayoría de los conflictos.
En la práctica, un contrato de alquiler de maquinaria completo incluye:
- Las partes: el arrendador y el arrendatario, con sus datos de contacto y, si es un particular, el documento de identidad comprobado
- La maquinaria: cada equipo con su referencia o número de serie, y sus accesorios
- La duración: fecha de inicio, fecha prevista de devolución y número de días facturados
- El precio: tarifa diaria, importe por línea, IVA y total
- La fianza: importe, forma y casos en que puede cobrarse
- El seguro y la responsabilidad durante el alquiler
- El estado a la entrega y a la devolución
- El retraso en la devolución y lo que cuesta
- Las condiciones generales de alquiler, en una página aparte
- Las firmas de ambas partes
Las partes, la maquinaria y la duración facturada
Las partes. Indique la razón social de su empresa, su dirección, su NIF, su teléfono y su correo, y después los mismos datos del arrendatario. Si el cliente es una empresa, lo que cuenta es la sociedad, más que la persona que viene a recoger el equipo. Si es un particular, muchas empresas de alquiler anotan que se comprobó el DNI en lugar de guardar una copia que no necesitan.
La maquinaria. Una línea por equipo, con su referencia interna y, para todo lo que tenga valor, el número de serie. «Hormigonera» no basta cuando tiene tres. «HM-16, hormigonera, n.º de serie 4471», sí. Anote también los accesorios: cargadores, discos, mangueras, llaves. Los accesorios que no se anotan son los que nadie recuerda a la devolución.
La duración y el precio. Indique la fecha de inicio, la fecha prevista de devolución y cuántos días se facturan. Después explique cómo se cuenta un día. Si un cliente recoge el viernes a las 16:00 y devuelve el lunes a las 9:00, ¿son dos días, tres o una tarifa de fin de semana? Sea cual sea su regla, escríbala para que la factura coincida con el contrato.
| Equipo | Tarifa diaria sin IVA | Días | Importe sin IVA |
|---|---|---|---|
| HM-16 hormigonera | 38 € | 3 | 114 € |
| GE-06 generador | 50 € | 3 | 150 € |
| Total sin IVA | 264 € | ||
| Fianza | 400 € |
Fianza, seguro y responsabilidad del arrendatario
La fianza. Indique el importe, la forma (preautorización en tarjeta, transferencia, efectivo) y cuándo se devuelve. Después diga cuándo puede cobrarse, con una frase que no admita dudas: «La fianza podrá cobrarse en caso de daño, pérdida o robo.» Si una reparación puede costar más que la fianza, explique cómo se factura la diferencia.
La responsabilidad. La cláusula habitual es corta: «El material alquilado permanece bajo la total responsabilidad del arrendatario durante toda la duración del alquiler.» Añada las normas de uso que importan para su maquinaria: quién puede manejarla, dónde puede usarse y la prohibición de subarrendarla o prestarla.
El seguro. Elija entre dos modelos. O el arrendatario declara que su propio seguro cubre el uso del equipo, o usted ofrece una cobertura de daños de pago. Escriba cuál se aplica en cada contrato: «pensaba que estaba cubierto» es una respuesta frecuente después de un accidente.
Estado a la entrega y a la devolución
Es la parte que más se discute, así que conviene ser concreto. A la entrega, anote el estado de cada equipo: un arañazo en el lateral izquierdo, el horómetro en 1.240 horas, el depósito lleno. Haga algunas fotos con fecha, siempre desde los mismos ángulos. Después pida al arrendatario que lo reconozca: «El arrendatario reconoce haber recibido el material en el estado indicado arriba.»
A la devolución, repita la misma lista, a ser posible con la misma persona:
- Daños visibles, fotografiados desde los mismos ángulos que a la entrega
- Lectura del horómetro o del contador
- Nivel de combustible o de batería
- Accesorios contados según el contrato
- Limpieza, si cobra por limpiar
Anote el estado a la devolución en el alquiler y decida sobre la fianza en el momento. Una fianza que se decide una semana después es una fianza discutida. Si una máquina vuelve con una avería, debe pasar directamente a su registro de mantenimiento: un historial de mantenimiento bien llevado le dice si la avería es nueva o si se viene gestando desde varios alquileres. Si planifica las revisiones en una herramienta de gestión del mantenimiento como Fixeets Maintenance, registre la avería el mismo día de la devolución. Antes de que la máquina vuelva a salir, una orden de trabajo de mantenimiento le dice al técnico qué revisar, y cómo llevar el mantenimiento de equipos en Google Sheets explica cómo tener las fechas de revisión de cada máquina en un solo lugar.
Retraso en la devolución y condiciones generales de alquiler
El retraso. Basta una línea: «Todo retraso en la devolución podrá facturarse a la tarifa diaria vigente.» Añada cómo prolonga el arrendatario su alquiler (una llamada antes de la fecha prevista de devolución, por ejemplo) y el lugar y la hora de devolución.
Las condiciones generales de alquiler. Mantenga corta la primera página y ponga las reglas más largas en una página de condiciones generales unida a cada contrato: forma de pago, cancelación, qué hacer si la máquina se avería durante el alquiler (llamarle, ninguna reparación sin su autorización) y resolución de conflictos. Ambas partes firman y fechan el contrato, y cada una se queda con un ejemplar.
Hacer el contrato desde la reserva, sin volver a teclearlo
El punto débil de la mayoría de los contratos de alquiler no es la redacción. Es volver a teclear los datos. El cliente, la maquinaria y las fechas ya están en una agenda o en una hoja de cálculo, y se copian a mano en una plantilla de Word. Ahí se cuelan el número de serie equivocado, la fecha de devolución equivocada o el importe antiguo de la fianza.
Fixeets Rental, nuestra aplicación de gestión de alquiler de equipos que funciona con Google Sheets, construye el contrato a partir del propio alquiler. Usted crea el alquiler comprobando la disponibilidad de cada equipo, y el contrato en PDF se rellena solo:
- Los datos del arrendador y del arrendatario, con el documento de identidad comprobado
- Cada equipo con su estado a la entrega, las fechas del alquiler y los días facturados
- El importe por línea, el total y la fianza
- Cláusulas que se activan o no: cobro de la fianza, estado de entrega reconocido, responsabilidad del arrendatario, retraso en la devolución, seguro del arrendatario
- Una página dedicada a sus propias condiciones generales de alquiler, su logotipo y su sello, y las casillas de firma de ambas partes
El PDF se guarda en su Google Drive. A la devolución, anota el estado de cada equipo y la fianza aparece como recibida, devuelta o retenida. Puede empezar con el plan gratuito; los límites y los planes de pago están en la página de precios.
Lista de comprobación del contrato de alquiler de maquinaria
Antes de la firma, compruebe que el contrato indica:
- Su empresa y el arrendatario, con sus datos y el documento de identidad comprobado
- Cada equipo con su referencia, número de serie y accesorios
- La fecha de inicio, la fecha prevista de devolución y el número de días facturados
- La tarifa diaria, el importe por línea, el IVA y el total
- El importe de la fianza, su forma y los casos en que puede cobrarse
- El seguro: el del arrendatario o su cobertura de daños
- La responsabilidad del arrendatario y las normas de uso
- El estado a la entrega, reconocido por el arrendatario
- Lo que cuesta un retraso y cómo se prolonga el alquiler
- Sus condiciones generales de alquiler, unidas al contrato
- Las firmas y fechas de ambas partes
