Suivi des locations de matériel dans Google Sheets : la méthode

Voici comment en monter un qui tient la route, et les endroits précis où il commence à lâcher.

L'erreur la plus courante, c'est un seul grand onglet où chaque ligne est une location et chaque colonne un peu de tout. C'est rapide à démarrer et pénible un mois plus tard. Quatre onglets marchent mieux :

• Matériel : une ligne par type de matériel loué, avec le nombre d'unités que vous possédez.
• Clients : une ligne par client, pour ne jamais ressaisir un nom, un téléphone ou une adresse.
• Locations : une ligne par location : qui, de quand à quand, son statut, le montant, le paiement et la caution.
• Lignes de location : une ligne par matériel dans une location. Un artisan qui prend deux nacelles et un groupe électrogène, c'est une location et deux lignes.

La séparation entre Locations et Lignes de location est ce qui rend possibles, plus tard, les quantités et les retours partiels. C'est aussi la façon dont les applications de location rangent ces mêmes données.

Onglet Matériel

Onglet Locations

Onglet Lignes de location

Trois règles gardent le tout propre :

1. Les statuts viennent d'une liste déroulante, jamais de texte libre. Brouillon, Réservée, Louée, Retournée, Annulée. Utilisez la validation des données de Google Sheets pour que personne ne tape « dehors » ou « parti ».
2. Le paiement et la caution ont chacun leur colonne. Paiement : En attente, Acompte versé, Payé. Caution : Reçue, Restituée, Retenue. Les mélanger dans une seule colonne « argent », c'est comme ça qu'on oublie des cautions.
3. Les numéros de location suivent un seul format. LOC-0148, LOC-0149, et ainsi de suite. Vous les citerez au téléphone et sur le contrat.

C'est la question à laquelle tout le tableur doit répondre. Dans l'onglet Lignes de location, après les colonnes ci-dessus, ajoutez quatre colonnes de calcul, les trois premières récupérées depuis l'onglet Locations par une recherche sur le numéro de location :

• G : Début de la location
• H : Fin effective : la fin prévue, ou la date du jour si la location est toujours Louée et que la fin prévue est passée
• I : Statut de la location
• J : Unités dehors = Quantité moins Quantité rendue

La fin effective est ce qui garde les retards honnêtes. Si une nacelle devait revenir hier et n'est toujours pas rentrée, une formule basée sur la fin prévue la croit libre. Avec la fin effective, elle reste bloquée jusqu'à ce que quelqu'un enregistre le retour. En H2, avec la fin prévue récupérée dans une cellule (ou calculée dans la formule), la logique est : =IF(AND(I2="Louée"; FinPrévue<TODAY()); TODAY(); FinPrévue).

Ensuite, dans l'onglet Matériel ou un petit onglet « Disponibilités », avec la référence du matériel en A2 et la date à vérifier en B1, les unités prises ce jour-là sont :

=SUMIFS(Lignes!J:J; Lignes!B:B; A2; Lignes!G:G; "<="&B1; Lignes!H:H; ">="&B1; Lignes!I:I; "<>Brouillon"; Lignes!I:I; "<>Annulée")

Les unités libres à cette date, ce sont les unités possédées moins ce résultat. Une ligne entièrement rendue compte zéro unité dehors : les locations retournées sortent du calcul toutes seules. Google Sheets comprend les noms de fonctions en anglais ; selon les paramètres régionaux du fichier, il peut les afficher en français (SOMME.SI.ENS, SI, ET, AUJOURDHUI) et le séparateur est le point-virgule ou la virgule.

Les brouillons sont exclus exprès : un devis que le client n'a pas confirmé ne doit pas bloquer le matériel, sinon le tableur se remplit de « peut-être ».

Pourquoi les doubles réservations passent quand même

Même avec la formule, le tableur ne répond que si quelqu'un lui pose la question. Trois choses coincent en pratique :

• Une location couvre plusieurs jours, la formule en vérifie un. Pour réserver du mercredi au vendredi, il faut la disponibilité la plus basse sur les trois jours, pas seulement celle du mercredi.
• Deux personnes réservent en même temps. Les deux voient une nacelle libre, les deux la promettent. Le tableur n'arrête pas la seconde réservation.
• Personne ne fait la vérification. Un matin chargé, la réservation est saisie d'abord et la vérification vient après, quand elle vient.

Ce n'est pas une raison d'abandonner le tableur. C'est une raison de savoir exactement contre quoi il vous protège, et contre quoi il ne vous protège pas.

C'est au retour que le tableur demande le plus de rigueur.

• Retour partiel. L'entreprise rapporte trois échafaudages roulants sur cinq le vendredi. Passez la Quantité rendue de cette ligne à 3 et laissez la location en Louée. Ne passez le statut à Retournée que quand chaque ligne est entièrement rentrée.
• Retard. Avec la fin effective, une location en retard garde ses unités bloquées. Ajoutez une mise en forme conditionnelle qui colore la ligne en rouge quand le statut est Louée et la fin prévue dépassée : les retards ressortent sans recherche.
• Dégâts. Remplissez l'État au retour sur chaque ligne (Neuf, Très bon état, Bon état, État moyen, Endommagé). Quand quelque chose revient abîmé, passez la caution en Retenue si vous en gardez une partie, et notez la réparation dans votre suivi d'entretien. L'article sur le suivi de l'entretien du matériel dans Google Sheets montre comment structurer ce volet.

La même méthode marche d'ailleurs pour les commandes clients : suivre ses commandes dans Google Sheets repose sur la même logique d'étapes fixes et d'onglets de référence séparés. Et elle bute sur la même limite : la structure tient, mais chaque vérification dépend de quelqu'un qui pense à la faire.

On le sent en général quand :

• plusieurs personnes prennent les réservations,
• vous louez des quantités (dix groupes électrogènes, quarante barrières) plutôt que des pièces uniques,
• les cautions s'accumulent et personne ne sait plus lesquelles sont encore gardées,
• vous voulez le taux d'utilisation ou le chiffre d'affaires par matériel sans refaire un tableau croisé dynamique chaque mois.

Si votre parc est surtout fait de chaises, de tables et de tentes, la location de matériel événementiel sans double réservation montre comment les quantités changent l'organisation d'un week-end chargé.

À ce moment-là, vous pouvez garder le même fichier Google Sheets et ajouter les contrôles par-dessus. Fixeets Rental crée dans votre Drive un fichier Google Sheets avec exactement ces onglets (Clients, Matériel, Locations, Lignes de location) et fait les vérifications pour vous. Quand vous créez une location, il vérifie la quantité disponible à ces dates et vous prévient si elle ne suffit pas. Les brouillons ne bloquent pas le matériel, et un retour en retard le garde indisponible jusqu'à son retour. Le départ et le retour notent l'état, les retours peuvent être partiels, le paiement et la caution ont chacun leur statut, et le contrat de location est généré en PDF dans votre Drive.

Le planning affiche une frise et un calendrier avec les départs et retours du jour, et signale les jours où un matériel est complet ou surbooké. L'analyse couvre le taux d'utilisation, le matériel dormant, le chiffre d'affaires, les sommes restant à encaisser et les retours à l'heure. Vous travaillez depuis le volet latéral de Google Sheets ou depuis l'application web, sur ordinateur ou dans le navigateur d'un téléphone.

Ce qu'il ne fait pas : la réservation ou le paiement en ligne par vos clients, ni la planification des livraisons. Si vous hésitez encore entre un tableur et un outil dédié, ce qu'un logiciel de location de matériel doit faire passe les options en revue. Les formules sont sur la page des tarifs.

• Découpez le fichier en quatre onglets : Matériel, Clients, Locations et Lignes de location, avec une ligne par matériel loué
• Des listes déroulantes pour les statuts, et des colonnes séparées pour le paiement et la caution
• Une formule SUMIFS (SOMME.SI.ENS) sur les lignes de location donne le nombre d'unités prises à une date
• Les brouillons ne doivent pas bloquer le matériel ; les retards, si, grâce à une date de « fin effective »
• Un retour partiel se gère avec une colonne Quantité rendue, pas avec un changement de statut
• Le tableur ne peut pas empêcher deux personnes de réserver la même unité, ni vérifier seul une période de plusieurs jours
• Fixeets Rental garde la même structure Google Sheets et ajoute la vérification des disponibilités, les contrats, le planning et l'analyse

Comment suivre ses locations de matériel dans Google Sheets ? Créez quatre onglets (Matériel, Clients, Locations, Lignes de location), gardez une ligne par matériel loué, utilisez des listes déroulantes pour les statuts et ajoutez une formule SOMME.SI.ENS qui compte les unités prises à une date. Les unités libres, ce sont les unités possédées moins ce total.

Quelles colonnes mettre dans un tableau de suivi des locations ? Au minimum : numéro de location, client, date de début, date de fin prévue, statut, montant, statut du paiement, caution et statut de la caution sur la location, puis matériel, quantité, quantité rendue et état au départ et au retour sur chaque ligne de location.

Comment éviter les doubles réservations dans un tableur ? Vérifiez la disponibilité pour chaque jour de la période demandée avant de confirmer, comptez les locations réservées et louées mais pas les brouillons, et laissez les locations en retard bloquer leurs unités. Un tableur ne peut pas l'imposer quand deux personnes réservent en même temps : c'est la principale raison pour laquelle les équipes passent à une app de location.

Comment gérer un retour partiel ? Notez la quantité rendue sur la ligne de location et laissez la location ouverte. Ne la passez en Retournée que lorsque chaque ligne est entièrement rentrée.

Existe-t-il un modèle de tableur de suivi des locations à télécharger ? Nous ne proposons pas de fichier modèle. Les tableaux ci-dessus montrent les colonnes à créer, et Fixeets Rental génère un fichier Google Sheets déjà structuré dans votre propre Drive quand vous démarrez.

Fixeets Rental remplace-t-il mon fichier Google Sheets ? Non. Vos données restent dans un fichier Google Sheets de votre Drive. Fixeets ajoute par-dessus la vérification des disponibilités, les contrats, le planning et l'analyse.